Office 10.09.2019, 13:15 Uhr

Serienbriefe- und Mails: So gehts Schritt für Schritt

Dank der Seriendruck-Funktion von Word kann eine Massensendung wie ein persönliches Schreiben aussehen. Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie Sie Briefe, E-Mails, Etiketten und Couverts für alle Empfängerinnen und Empfänger personalisieren.
(Quelle: Microsoft )
Schreiben wir «Leserinnen und Leser» oder «LeserInnen»? Machen wir separate Briefe für Gönnerinnen und einfache Spender, damit wir diese richtig ansprechen? Verdanken wir den exakten Spendenbeitrag oder schreiben wir einfach «Danke für Ihre Spende»?

Wer sich mit einem Brief an mehrere Gruppen wendet, steht vor der Herausforderung, dass er oder sie entsprechend viele individuelle Briefe oder E-Mails schreiben muss. Was wie eine Herkulesaufgabe tönt, ist in Wahrheit keine Hexerei. Das Einzige, was es braucht, ist eine sauber strukturierte Datenquelle und die Seriendruckfunktion von Word. Die Möglichkeiten sind sehr vielseitig. Wir beschränken uns deshalb auf die wichtigsten Funktionen und zeigen, wie Sie ohne Assistenzfunktion von Word zum Ziel kommen.

Adressen verknüpfen

Bevor Sie eine der Seriendruckfunktionen nutzen können, brauchen Sie eine Datenquelle, in der die benötigten Elemente erfasst sind. Die gängigsten sind:
  • eine Adressliste direkt in Word
  • eine Excel-Tabelle
  • die Kontakte aus Outlook
Adressen in Word erfassen
Bild 1
Quelle: NMGZ
Als Erstes öffnen Sie eine leere Datei oder eine Briefvorlage in Word. Wechseln Sie zum Reiter Sendungen, Bild 1 A, und zu Empfänger auswählen B. Klicken Sie auf Neue Liste ein­geben C. Jetzt öffnet sich das Fenster Neue Adressliste. Sie können mit dem Erfassen der Felder beginnen, Bild 2 A. Für jeden weiteren Eintrag klicken Sie auf Neuer Eintrag B.
Bild 2
Quelle: NMGZ
Liste anpassen:
 Sie können der Liste bei Bedarf Spalten anfügen oder diese auch löschen. Tippen Sie auf Spalten anpassen C. Im nun erscheinenden Fenster Adressliste anpassen haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Spalte löschen: Markieren Sie einen Eintrag und klicken Sie auf Löschen.
  • Spalte hinzufügen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, geben Sie den Namen der Spalte ein, bestätigen Sie mit OK.
  • Spalten umbenennen: Markieren Sie einen Eintrag und klicken Sie auf Umbenennen. Geben Sie den neuen Namen für die Spalte an und schliessen Sie mit OK ab.
  • Reihenfolge der Spalten ändern: Markieren Sie einen Eintrag und klicken Sie auf Nach oben oder Nach unten. Sobald die Spalte in der Adressliste Ihren Wünschen entspricht, schliessen Sie den Vorgang mit einem Klick auf OK ab.
Liste speichern: Wenn Sie alle Adressen erfasst haben, gehen Sie im Fenster Neue Adressliste zu OK D. Im Fenster Adressliste speichern tippen Sie einen Dateinamen ein. Die Liste wird standardmässig im Ordner Meine Datenquellen im Verzeichnis Dokumente abgelegt. Sie können bei Bedarf den Speicherort ändern. Schliessen Sie den Vorgang mit einem Klick auf den Befehl Speichern ab. Die Liste wird im MDB-Format gespeichert, dem Standard-Datenbankformat von Mic­ro­soft Access.
Liste öffnen: Einmal erstellte Listen können Sie jederzeit wiederverwenden. Klicken Sie hierfür im Reiter Sendungen, Bild 1 A, auf die Schaltfläche Empfänger auswählen B und danach auf Vorhandene Liste verwenden D. Es öffnet sich das Fenster Datenquelle auswählen. Markieren Sie die gewünschte Datei und bestätigen Sie mit dem Befehl Öffnen.
Adresslisten aus Excel
Im Idealfall müssen Sie die Daten nicht neu erfassen, sondern können auf eine bestehende Liste zurückgreifen. Oft werden Adresslisten in Excel erfasst. Um eine Excel-Liste mit dem Word-Dokument zu verknüpfen, gehen Sie genau gleich vor, wie wenn Sie eine bestehende Adressliste öffnen – wie vorhin beschrieben.

Autor(in) Beat Rüdt


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