Bestandaufnahme 03.04.2020, 12:38 Uhr

Home-Office für alle! Liquiditätsschonend Arbeitsplätze einrichten

Was für Mitarbeiter eine spannende Herausforderung ist, stellt so manchen Betrieb vor grosse finanzielle Hürden: Die Einrichtung von Home-Offices aufgrund der Corona-Krise oder aus anderen zwingenden Gründen.
Ein Laptop alleine reicht für produktives Arbeiten daheim nicht aus – jedenfalls nicht, wenn Mitarbeiter für einige Wochen im  Home-Office tätig sein sollen.
(Quelle: pixabay.com © free-photos)
Wenn es nur um ein oder zwei Arbeitsplätze geht, bleibt der finanzielle Aufwand relativ überschaubar. Doch wenn es mehr sind, kann es richtig teuer werden. Um die Liquidität zu schonen, müssen andere Lösungen her.

Bestandsaufnahme: Was lässt sich auch im Home-Office verwenden?

Bevor neue Geräte angeschafft werden, die im Home Office der Mitarbeiter aufgestellt werden sollen, geht es an die Bestandsaufnahme. Welche Geräte aus dem Betriebssitz lassen sich direkt in die Wohnungen der Mitarbeiter bringen? Am liquiditätsschonenden ist es, wenn Betriebe kein Geld ausgeben, sondern vorhandene Ressourcen nutzen.

Büromaschinen und -geräte mieten

Brauchen Mitarbeiter im Home Office Büromaschinen und -geräte wie beispielsweise Scanner, Drucker, Schredder, Festnetz- und Mobiltelefone, gibt es Anbieter, die vorübergehend solche Produkte zur Verfügung stellen. Firmen müssen somit keine Neugeräte kaufen, sondern können liquiditätsschonend zu einem vergleichsweise kleinen Preis benötigte Geräte monatsweise mieten.

PCs finanzieren

Einen PC zu mieten, der mit sensiblen Daten bestückt wird, ist allerdings kritisch. In solchen Fällen ist es sinnvoll, ein neues Gerät anzuschaffen. Ob Laptop, Personal Computer oder Mac, die Hardware muss leistungsfähig und mit Features ausgestattet sein, die dem Dauer-Gebrauch im Büro standhalten. Wer einen PC anschafft, weil er kurzfristig nötig ist, sollte dennoch langfristig denken und sich für ein hochwertig ausgestattetes Produkt entscheiden, das später in der Firma weiter genutzt werden kann. Die Finanzierung eines PCs, Laptops oder Macs bietet sich deshalb an, weil die Monatsraten moderat sind und die Liquidität entsprechend wenig belasten. Insbesondere bei der Anschaffung mehrerer Geräte zur Ausstattung mehrerer Heimarbeitsplätze lässt sich über die Ausdehnung der Kreditlaufzeit eine passende monatliche Belastung realisieren.

Die Einrichtung der PCs Profis überlassen

Einen Heim Arbeitsplatz einzurichten ist eine Herausforderung für Firmen, weil unter anderem auch das Thema Datensicherheit und Cyberkriminalität eine Rolle spielt. Für Hacker sind PCs mit ungeschützten Verbindungen ein gefundenes Fressen. Betriebe müssen sicherstellen, dass alle Heimarbeitsplätze den üblichen Firmenstandards in punkto Sicherheit entsprechen. Dazu ist nötig, einen Fachbetrieb zu beauftragen, der die Internetverbindung prüft und einen PC so einrichtet, dass ein sicheres Arbeiten möglich ist. Zudem empfiehlt es sich, dass sich die Mitarbeiter täglich über aktuelle Bedrohungen aus dem Netz informieren, wie zum Beispiel Pishing-Mail-Warnungen. Diese Aufgabe kann ein einzelner Mitarbeiter übernehmen und in einer täglichen Rundmail das ganze Team auf dem Laufenden halten.
Datensicherheit im Home-Office darf nicht auf die leichte Schulter genommen werden.
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Anschlusscheck: Reicht die Internetgeschwindigkeit zum Arbeiten aus?
Zusätzlich dazu sollte ein IT-Dienstleister dafür sorgen, dass die maximal mögliche Internetgeschwindigkeit am Schreibtisch im heimischen Büro nutzbar ist. Denn ein Heim-Arbeitsplatz ohne ausreichend schnelle bzw. stabile und sichere Internetverbindung ist unwirtschaftlich. In diesem Fall müssen Betriebe eine alternative Lösung finden. Entweder übernehmen Arbeitgeber die Kosten, die das Upgrade des privaten Internetvertrags auf eine schnellere Verbindung verursacht oder der betreffende Mitarbeiter muss wohl oder übel unter gesundheitlichen Schutz-Auflagen in der Firma arbeiten.

Arbeitsroutine herstellen: Tools ersetzen persönliche Kontakte

In manchen Büros gehören tägliche Besprechungen zur Arbeitsroutine. Man setzt sich persönlich zusammen, um Ergebnisse auszutauschen oder Projektschritte zu klären. Dazu reichen manchmal schlichte Telefonate aus, doch bei komplexen Sachverhalten und anspruchsvollen Aufgaben braucht es die passenden Tools. Prinzipiell sollte das Ziel sein die Arbeitsplätze der Mitarbeiter zu Hause mit notwendigen Tools, Apps und Programmen auszustatten, die einen Arbeitsablauf ermöglichen, der die gewohnte Arbeitsroutine nachahmt. Je besser das gelingt, desto weniger Zeitverlust entsteht und das bedeutet in vielen Fällen die Reduktion von Kosten: Je schneller ein Team produktiv zusammenarbeiten kann, desto wirtschaftlicher ist es für die Firma. Folgende Tools sind im Home Office hilfreich:
  • Software für Konferenzschaltungen: Eine gutes Tool ersetzt persönliche Meetings im Konferenzraum. Es dient für interne und externe Onlinebesprechungen.  Der Austausch im jeweiligen Termin kann von einigen Anwendungen aufgezeichnet werden, und zwar per Audio und/oder Video.
  • Messenger-Dienste: Mit ihnen können Mitarbeiter unkompliziert zueinander in Kontakt treten. Messenger bieten die Möglichkeit der direkten Kommunikation, wie es auf dem Weg über dem Flur oder in der Küche beim Kaffee holen an der Tagesordnung ist. WhattsApp ist für Firmen aus Datenschutzgründen allerdings eher ungeeignet. Datenschutzexperten empfehlen alternativ zu WhattsApp das Schweizer Produkt Threema. Doch auch Hoccer, Telegram und Teamwire kommen in Frage.
  • Webbasierte Plattformen für Projektarbeiten: Projektarbeiten, an denen mehrere Mitarbeiter oder sogar Kunden beteiligt sind, lassen sich mit geeigneter Projektsoftware übersichtlich und effizient steuern.  Waren es im Gemeinschaftsbüro Klebezettel, Projektmappen und Tafeln, auf denen zahlreiche Informationen gesammelt und diskutiert wurden, kommt heute die Projektsoftware zum Einsatz. Jeder PC mit Internetzugang kann auf die Plattform zugreifen und es wird praktisch von jedem Gerät aus möglich, gemeinsame Arbeiten auch mit grossem räumlichen Abstand zu bewältigen. Beliebt sind diese Tools: Trello, Slack, Asana, Basecamp 3 oder Wrike. Der grosse Vorteil der Plattformen ist, dass viele inkludierte Features/Apps aus allen möglichen Bereichen die Arbeit erleichtern. Sei es Kalender, Termine, Nachrichten, Umfragen oder Planungen – für nahezu jede typische Aktivität im Büroalltag gibt es ein digitales Werkzeug.
  • Zeiterfassung: Fällt die digitale Zeiterfassung im Betrieb weg, können Tools auf dem Rechner dieses Problem lösen. Ebenfalls webbasiert behält die Geschäftsleitung den Arbeitsumfang des Teams im Auge. Das Tool hilft nicht nur bei der Erfassung der Zeit, sondern dient auch als Basis, um signifikanter Abweichungen der gängigen Arbeitszeiten sofort festzustellen. Das ist wichtig, wenn beispielsweise Kurzarbeit beantragt werden soll.

Tools sorgfältig auswählen

Viele Tools sind kostenfrei oder günstig, doch das sollte nicht dazu verleiten, ein Sammelsurium von Anwendungen zu nutzen, die nicht optimal ineinander greifen. Besser ist es, sich mit einem kleinen Team zusammenzusetzen und zu diskutieren, was wirklich nötig ist und welche Tools infrage kommt. Das zeitliche Investment am Anfang zahlt sich später doppelt und dreifach aus, denn wenn das Team im Home-Office möglichst schnell routiniert weiter arbeitet, hält sich der Umsatzausfall bzw. Produktivitätsverlust in überschaubaren Grenzen.



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