Tipps für die Ablage

Die folgenden Tipps und Tricks helfen Ihnen, Ihre digitale Ablage schneller und umfangreicher auf Vordermann zu bringen.

Je besser das Licht, umso besser das Ergebnis; das ist logisch. Ein schärferes Bild verbessert auch die Qualität der OCR-Umwandlung und das automatische Zuschneiden des Dokuments. Idealerweise fotografieren Sie die Vorlage auf einer schwarzen Schreibtischmatte, damit sich der Zettel deutlich vom Untergrund abhebt. Verwenden Sie wenn möglich Seitenlicht, damit Ihr Körper keinen Schatten auf die Vorlage wirft.

Im Haushalt gehören Gebrauchsanleitungen zu den beliebtesten Objekten im digitalen Archiv. Diese finden Sie oft als PDF auf der Website des Herstellers. Bei aktuellen Geräten geht es jedoch oft schneller, wenn Sie zum Beispiel digitec.ch einen Besuch abstatten und das Gerät dort suchen; in dem meisten Fällen finden Sie unter der Beschreibung auch die Anleitung als PDF.

Natürlich gehören auch Postbelege von Sendungen ins Archiv. Diese werden am besten zusätzlich erfasst, indem Sie die offizielle Post-App für Android oder iOS verwenden. Sie bietet unter anderem die Möglichkeit, den QR-Code auf der Quittung einzulesen, damit Sie die Sendung bis zur Zustellung verfolgen können.

Die Zettel selbst sollten Sie trotzdem scannen und im Archiv ablegen – aber Sie müssen sich keine so grosse Mühe bei der Katalogisierung geben. Wenn ein Paket tatsächlich abhandenkommt, konsultieren Sie zuerst die Post-App; erst danach suchen Sie den Beleg.

Wenn Sie einen kleinen Kassenzettel als PDF erfassen und später mit dem Acrobat Reader ausdrucken, wird dieser fast schon monströs gross zu Papier gebracht. Achten Sie beim Ausdruck darauf, dass die Option Tatsächliche Grösse angewählt ist, und nicht etwa Anpassen, Bild 11. Das gilt besonders, wenn die Vorlage nicht mit einem Smartphone, sondern massstabsgetreu mit einem Scanner erfasst wurde.

Sie werden schon aus Bequemlichkeit darauf vertrauen, dass Sie ein Dokument dank OCR aufgrund seines Inhalts finden. Wenn jedoch bei Garantiescheinen, Verträgen und anderen Dateien das Datum wichtig ist, stellen Sie es der Dateibezeichnung voran – das wird Ihnen irgendwann viel Verdruss ersparen. Damit die Sortierung im Windows-Explorer respektive Finder (macOS) verlässlich funktioniert, verwenden Sie die Schreibweise nach dem ISO-Standard 8601: JJJJ-MM-TT. Wenn Sie also am 13. August 2017 einen Toaster gekauft haben, legen Sie den Beleg unter der Bezeichnung 2017-08-13 Garantie Toaster ab.