PDF über alles und Scanbot

Wenn mit der Kamera des Smartphones eine Vorlage fotografiert wird, entsteht daraus normalerweise eine Bilddatei – doch die ist für unsere Zwecke ungeeignet. Das einzige wahre Format sind PDF-Dateien, und das aus guten Gründen.

Zu den wichtigsten Eigenschaften eines PDFs gehört, dass eine unsichtbare OCR-Ebene integriert werden kann. OCR steht für «Optical Character Recognition»: Dabei werden die eingescannten, pixeligen Zeichen in lesbare Texte umgewandelt. So ist es später möglich, am Mac oder PC nach dem Inhalt eines PDF zu suchen – und das ist für unsere Absichten unerlässlich, Bild 3.

Allerdings muss die OCR-Erkennung durch jenes Programm erfolgen, das auch das PDF erzeugt. Da diese Algorithmen sehr aufwendig sind und oft von Lizenzkosten begleitet werden, finden Sie nur wenige Apps, die eine solche Funktion kostenlos anbieten (dazu später mehr). Wir werden uns gleich die kostenlose App Scanbot ansehen, die ebenfalls PDFs mit OCR bietet; dazu muss jedoch die Pro-Version über einen In-App-Kauf freigeschaltet werden – und die ist gut investiertes Geld.

Tipp: Wenn Sie Vorlagen nicht nur mit dem Smartphone, sondern auch mit einem Scanner erfassen, dann sollten Sie dazu unbedingt eine Scan-Software verwenden, die nach dem Einlesen eine automatische OCR-Behandlung durchführt. Zu den renommierten Paketen gehört OmniPage 18 von Nuance (92 Franken bei brack.ch für die Standardversion, Stand 26. Juni 18). Zuerst sollten Sie jedoch die mitgelieferte CD zu Ihrem Scanner durchstöbern; vielleicht gehört eine OCR-Software zum Lieferumfang.

Sie werden auch PDFs ablegen, die nicht mit einem Scanner oder einem Smartphone erfasst wurden. Stattdessen werden die Dateien direkt in der jeweiligen Software erzeugt. Eine OCR-Behandlung ist dabei nicht nötig, weil die Texte ja bereits in maschinenlesbarer Form vorliegen.

Jede Datei, die sich drucken lässt, kann auf einem Mac auch in ein PDF verpackt werden. Rufen Sie den Druckbefehl auf und wählen Sie im Einblendmenü PDF den Befehl Als PDF sichern, Bild 4.

Auch unter iOS kann systemweit ein PDF erstellt werden, solange die App einen Druckbefehl bietet. Tippen Sie dazu auf das Teilen-Symbol, Bild 5 A, und wählen Sie den Befehl Drucken B.

Wenn Sie die Druckvorschau sehen, drücken Sie etwas kräftiger darauf oder halten Sie die Vorschau etwas länger gedrückt (iPhone 6 oder älter). Jetzt wird die Druckvorschau gezeigt. Tippen Sie erneut auf das Teilen-Symbol, Bild 6 A, und wählen Sie den gewünschten Cloud-Dienst als Ziel für das PDF B.

Unter Android gibt es keine systemweite Funktion für die Erzeugung von PDFs. Stattdessen müssen Sie darauf vertrauen, dass sie von der jeweiligen App geboten wird. PDFs lassen sich zum Beispiel aus allen Apps von Microsoft Office anlegen. Wenn die App ausserdem einem Druckbefehl bietet, tippen Sie auf das Einblendmenü ganz oben und wählen Sie den Befehl Als PDF speichern, Bild 7.

Die App Scanbot gehört zu den besten Apps überhaupt, um eine digitale Ablage mit Dokumenten zu füttern. Sie unterstützt viele Cloud-Dienste – darunter auch die «grossen Vier», die wir bereits erwähnt haben. Scanbot kann für Android und iOS in den entsprechenden App-Shops heruntergeladen werden.

Einige elementare Funktionen benötigen jedoch die Aufrüstung auf die Pro-Version. Nur dann werden Texte automatisch einer OCR-Erkennung unterzogen. Ausserdem lassen sich in der Pro-Version Vorlagen für die Benennung erstellen, wozu beliebige Texte, das aktuelle Datum oder auch die Postleitzahl hinzugezogen werden können, die aus den GPS-Informationen abgeleitet wird. Scanbot bietet also einen hohen Grad an Automatisierung.

Als Erstes sollten Sie in Scanbot Ihre Cloud-­Ablage einrichten. Tippen Sie links oben auf das Zahnrad und anschliessend auf den Bereich Cloud-Dienste. Jetzt können Sie aus vielen Anbietern auswählen. Melden Sie sich beim jeweiligen Dienst an und bestimmen sie, in welches Verzeichnis ein neues Dokument gesichert werden soll, Bild 8 A. Option B brauchen Sie nur, wenn Sie mit Scanbot bereits ohne Cloud-Anbindung Inhalte erfasst haben.

Rufen Sie die Einstellungen erneut auf. Achten Sie unbedingt drauf, dass die Funktion Texterkennung (OCR) aktiv ist, Bild 9 A. Wie bereits erwähnt, muss diese Funktion mit einem In-App-Kauf freigeschaltet werden. Unter Scan-Qualität & Datei­grösse B sollten Sie nicht geizen und wenigstens die Qualität Hoch nutzen – besonders, wenn detaillierte Grafiken oder kleine Texte erfasst werden.

Mit einer Vorlage für Dateiname sparen Sie enorm viel Zeit, weil Sie nur noch Abweichungen erfassen müssen. Rufen Sie die Einstellungen auf. Tippen Sie auf Erweiterte Einstellungen und danach auf Dateinamen Vorlage. Hier tippen Sie sich zusammen, was automatisch als Dateiname vorgeschlagen wird, Bild 10. Dazu gehört das Datum, aber auch das Wort «Quittung», wenn Sie gerade die Kaufbelege der letzten drei Jahre erfassen.

Wie erwähnt, sind kostenlose Apps mit der unverzichtbaren OCR-Erkennung selten. Eine davon ist zum Beispiel Adobe Scan für Android und iOS. Sie bedingt jedoch eine kostenlose Adobe-ID und unterstützt als Cloud-Dienst nur den von Adobe.

Wesentlich interessanter ist Microsoft OfficeLens für Android und iOS. Die App bietet einige spezielle Möglichkeiten wie die Erfassung von Whiteboards oder Visitenkarten. Sie ist eng mit Microsoft Office verzahnt und unterstützt eigentlich nur OneDrive als Cloud-Speicher. Über die Teilen-Funktion lassen sich Dateien aber auch in Dropbox und anderen Diensten ablegen. Allerdings sind dazu wesentlich mehr Arbeitsschritte nötig als bei Scanbot.