Prozess automatisiert 18.06.2020, 08:11 Uhr

Digitale Lösung hilft Kantonen beim Verarbeiten von Kurzarbeitsanträgen

Der Kanton Zürich wurde wegen Corona mit Kurzarbeitsanträgen überflutet. Deshalb verarbeitet er diese seit April digital. Zum Einsatz kommt ein Software-Roboter, der die Daten automatisch zum Bund übermittelt. Inzwischen verwendet auch der Kanton Aargau die Lösung.
(Quelle: Markus Spiske / Unsplash )
Aufgrund der Corona-Pandemie ist das Amt für Wirtschaft und Arbeit (AWA) des Kantons Zürich mit Voranmeldungen von Kurzarbeit überflutet worden. Im März schnellte die Zahl der Gesuche dem Amt zufolge auf 30'000 hoch, bis Anfang Juni stieg diese auf über 32'000. Zum Vergleich: In wirtschaftlich ruhigeren Zeiten bearbeitet das AWA pro Monat etwa zehn Gesuche für Kurzarbeit. Aufgrund des massiven Anstiegs wurden Mitarbeitende aus anderen Abteilungen hinzugeholt. Auch der Bund schickte Hilfe, um die Gesuche abzuarbeiten. Wie das AWA im März mitteilte, entwickelte man für die effizientere Abwicklung im Einverständnis mit dem Staatssekretariat für Wirtschaft ausserdem ein Webformular mit Robotics-gesteuertem Datentransfer in das Abrechnungssystem des Bundes (Computerworld berichtete).

Software-Roboter erledigt die Arbeit

SAP liefert nun nähere Infos zum Projekt. Denn die Lösung, die den Kanton Zürich bei der Abwicklung der Gesuche unterstützt, basiert auf Technologie des Software-Herstellers – genauer gesagt auf «SAP Intelligent Robotic Process Automation» (iRAP). Dabei handelt es sich laut Angaben des Unternehmens um einen Bausatz an Services für die Entwicklung intelligenter Bots. Sie nutzen maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz, damit Dialoge ohne manuelle Tastatureingaben ablaufen. Mitgeholfen hat bei der Entwicklung der Lösung ausserdem die IT-Beratungsfirma Prodyna.
Wie SAP mitteilt, funktioniert sie folgendermassen: Nach der Anmeldung per Zwei-Faktor-Authentifizierung führt das Webformular die Nutzer durch die einzelnen Schritte des Antrags. Dabei werden die einzelnen Feld-Eingaben geprüft und während der Antragstellung validiert. Gespeichert werden die Daten in XML-Dateien. Sobald alle erforderlichen Unterlagen hochgeladen sind, kann der Antrag digital übermittelt werden. Dazu holt der Software-Roboter die Dateien ab und extrahiert sie. Anhand von Geschäftsregeln des Kantons Zürich wird noch die Qualität des Antrags überprüft. Schliesslich speist der Roboter die Informationen automatisch in das Auszahlungssystem des SECO und legt den Antrag mit den Anhängen im Dokumentenmanagementsystem ab.

Prozess in zwei Wochen digitalisiert

«Wir haben sofort erkannt, dass ein Robotics-Ansatz mit Anbindung ans Kassensystem des Bundes eine interessante Lösung darstellt», wird Hansruedi Born, Leiter des Amts für Informatik des Kantons Zürich, in der Mitteilung zitiert. In einer amts- und direktionsübergreifenden Anstrengung und der Abstimmung mit dem SECO sei es gelungen, innerhalb von 14 Tagen den manuellen Prozess zu digitalisieren und den drohenden Backlog abzuwenden.
Gemäss Communiqué setzt nun auch der Kanton Aargau auf das Webformular des Kantons Zürich – allerdings nur vorübergehend. Dennoch habe man dort auf eine bestehende digitale Lösung zurückgreifen können, statt Monate in eine Eigenentwicklung zu investieren. Die Umsetzung dauerte den Angaben zufolge vom Kickoff bis zum Go-live zwei Wochen. Den Nutzen fasst Fabian Ruhlé, Leiter Öffentliche Arbeitslosenkasse des Kantons Aargau, wie folgt zusammen: «Wir konnten unseren Aufwand um rund 75 Prozent senken, brauchen nur noch punktuell zusätzliches Personal und können die Antragssteller innerhalb von zwei Arbeitstagen auszahlen.» Laut SAP konnte der Kanton Zürich den Aufwand durch die Automatisierung des Prozesses gar um 85 Prozent senken.


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