Kontaktdaten sind häufig stark fragmentiert und verstreut über E-Mail-Systeme, Excel-Tabellen, Visitenkarten, Mobiltelefone oder Social-Media-Kanäle verteilt. Zudem liegen Sie in ganz unterschiedlichen Formaten vor. Um hier den Überblick zu behalten, bedarf es einer klaren Strategie zur Kontaktverwaltung – von der Konsolidierung über die Pflege bis zur Nutzung.

Ein simples Adressbuch oder eine Tabellenkalkulation reichen heute nicht mehr aus, um all die verteilten Kontaktdaten effizient zu managen. Eine moderne Kontaktverwaltung muss mehr leisten. Wichtig ist ein zentraler Zugriff: Alle Kontaktdaten sind an einem Ort gebündelt und von jedem Gerät und von überall aus zu erreichen. Eine ausgereifte Suchfunktion sorgt dafür, die gesuchten Informationen schnell aufzuspüren. Der Datenschutz und die Sicherheit sind dabei nicht zu vernachlässigen. Sensible Informationen gilt es zu schützen und die Zugriffe klar zu regeln.

Mit den nachfolgend erklärten Prinzipien und Tools und einem geringen regelmässigen Aufwand gelangen Sie zu einem perfekten Kontaktmanagement, sodass alle Ihre Kontakte stets aktuell und abrufbar sind.

Der erste Schritt besteht darin, Kontakte aus verschiedenen Kanälen zusammenzuführen. Gängige Formate sind CSV, Excel, vCard oder API-Anbindungen (Application Programming Interface). Dazu kommen mobile Geräte und SIM-Karten, via OCR digitalisierte Visitenkarten und Social-Media-Plattformen wie LinkedIn-Exporte. Mithilfe von Schnittstellen und Export- und Importfunktionen lassen sich Daten automatisiert einsammeln und vereinheitlichen. Offene Schnittstellen etwa zu Outlook oder Google Kontakte ermöglichen bequem eine zentrale Ablage, die sich leicht verwalten lässt.

Doch zunächst gilt es, einige Vorüberlegungen anzustellen. Zum einen legen Sie fest, was die Master-Datenbank sein soll, etwa Google Kontakte. Dann legen Sie eine Matching-Strategie fest: Der primäre Schlüssel kann etwa aus Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer bestehen und als sekundäres Kriterium dient zum Beispiel die Anschrift. Auch sind Regeln für Konflikte zu berücksichtigen. Wenn etwa zwei Datensätze den gleichen Namen, aber unterschiedliche Telefonnummern haben, wollen Sie beide speichern oder nach Aktualität entscheiden?

Tools wie CalDAV Synchronizer (gibt es unter caldavsynchronizer.org) oder Zapier (zapier.com) können helfen, Daten automatisch zu sammeln und in einem zentralen Verzeichnis zusammenzuführen. CalDAV ist ein Client-Server-Protokoll, das die Synchronisierung von Adressbüchern zwischen verschiedenen Geräten ermöglicht. Es basiert auf WebDAV und ermöglicht es, Kontakte zentral auf einem Server zu speichern und von verschiedenen Geräten wie Smartphones, Tablets oder Computern darauf zuzugreifen und sie zu synchronisieren, Bild 1.

So geht es mit CalDAV-Synchronizer und Outlook: Nach der Installation klicken Sie auf das Register CalDav Synchronizer und danach auf Synchronisationsprofile. Fügen Sie ein neues Profil von Ihrem Provider oder ein Generisches Profil hinzu und klicken Sie auf OK. Geben Sie dem Profil einen Namen. Tragen Sie die DAV-Adresse des Providers ein und wählen Sie den Outlook-Ordner aus, in dem Sie die Kontakte ablegen wollen. Zum Abschluss klicken Sie auf OK, Bild 2.

Nach der Konsolidierung folgt die Bereinigung. Doppelte Einträge, veraltete Informationen und fehlende Felder sind zu identifizieren und anzupassen, Bild 3.

Duplikate lassen sich leicht an der gleichen E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder der Kombination von Namen und Firma erkennen, Bild 4. Ein Dubletten-Abgleich mittels Fuzzy Matching (identifiziert Zeichenfolgen, die ähnlich sind) erkennt auch abweichende Schreibweisen wie Müller und Mueller.

Excel bietet dafür die Funktion ÄHNLICHKEIT(), zudem gibt es Bibliotheken wie FuzzyWuzzy für die Programmiersprache Python. Auch praktisch: In den Optionen von Outlook können Sie einstellen, dass es beim Anlegen neuer Kontakte auf Dubletten prüft.

Ausserdem nützlich: Auch Google Kontakte (contacts.google.com) erkennt Dubletten. Sie sehen links im Menü den Punkt Zusammenführen und korrigieren. Google schlägt automatisch Zusammenführungen vor, die Sie einzeln bestätigen können, Bild 5.

Bei der Gelegenheit können Sie auch gleich die Formate vereinheitlichen, also Telefonnummern gemäss E.164 (mehr dazu unter e.wikipedia.org/wiki/E.164) und Adressfelder sowie Schreibweisen und Tippfehler korrigieren (etwa @googelmail.com statt @googlemail.com). Ungültige und veraltete E-Mail-Adressen lassen sich am besten über einen E-Mail-Checker wie NeverBounce oder Brite­Verify aufspüren, die allerdings kostenpflichtig sind. Das Tool ZeroBounce, zu finden unter zerobounce.net, bietet hingegen 100 kostenlose Verifikationen pro Monat, was für die meisten Zwecke ausreicht. Sie können auch Listen hochladen, um nicht alle E-Mail-Adressen einzeln prüfen zu müssen, Bild 6.

In diesem Zusammenhang weitere empfehlenswerte Software-Tools sind OpenRefine (openrefine.org), Dedupely (dedupe.ly), Contacts+ (contactsplus.com) oder eigene Skripte in Programmiersprachen wie Python. Dedupely bietet eine kostenlose Testphase. Contacts+ gibt es ebenfalls in einer kostenlosen Variante, Bild 7.

Eine effiziente Kontaktverwaltung erfordert auch eine schnelle Zugänglichkeit. Webbasierte Systeme oder Cloud-Dienste ermöglichen einen geräte- und ortsunabhängigen Zugriff. Nutzer können zudem Gruppen bilden, Listen filtern und gezielt bearbeiten, sei es für einen Newsletter-Versand oder eine Feier im Vereinsheim.

Ein wichtiger Tipp: Nutzen Sie nur einen Hauptspeicher wie Google Kontakte und vermeiden Sie ein Hin und Her zwischen mehreren Apps. Essenziell sind zudem Such- und Filterfunktionen, etwa nach dem letzten Kontakt. Das Suchfeld von Google Kontakte akzeptiert auch Teile von E-Mail-Adressen, Firmennamen oder Notizen. Bearbeitungsprotokolle und Änderungsverfolgung erleichtern es Ihnen, den Überblick zu behalten. Der Export in druckfreundliche Formate rundet den Prozess mit Google Kontakte ab.

Kontakte sind dynamisch, daher sollte ihre Pflege nicht eine einmalige Aktion darstellen. Automatisierte Abgleichprozesse, regelmässige Erinnerungen zur Aktualisierung und die Integration in tägliche Arbeitsabläufe sorgen dafür, dass die Daten aktuell bleiben. Eine gute Kontaktpflege ist mehr als Datenmanagement – sie ist Beziehungsmanagement.

Die kontinuierliche Bereinigung lässt sich in mehrere Intervalle unterteilen. Einmal pro Monat sollten Sie Dubletten zusammenführen, Tippfehler korrigieren und unnötige oder veraltete Einträge löschen. Mit Google Kontakte gestaltet sich die automatische Duplikatsuche sehr einfach. Wenn Sie erfahren, dass jemand eine neue Nummer oder Adresse hat, tragen Sie diese sofort in den Hauptspeicher ein. Wenn neue E-Mails im Posteingang vorliegen, speichern Sie den Absender als Kontakt, wenn er relevant erscheint.

Eine vierteljährliche Routine hat zum Ziel, die Datenqualität zu steigern. Eine Social-­Media-Synchronisation etwa mit Linkedin aktualisiert Jobtitel und Arbeitgeber. Optional lassen sich Geburtstage, etwa aus Facebook, übernehmen. Gegebenenfalls sollten Sie Adressen auf Umzüge prüfen, Telefonnummern kontrollieren und fehlende Informationen ergänzen, etwa Profilbilder.

Halbjährlich kümmern Sie sich um die langfristige Sicherheit: Erstellen Sie ein Backup im Format vCard oder CSV, am besten auf einer lokalen Festplatte oder notfalls in der Cloud. Die meisten Tools erlauben einen Export in diese Formate. Am besten eignet sich die aktuelle Version vCard 4.0, Bild 8.

Bei Google Kontakte lautet der Menüpunkt einfach Exportieren. Öffnen Sie die gesicherte Datei kurz, um zu prüfen, ob alles lesbar ist. Überflüssige Gruppen und Labels können Sie zuvor löschen oder umbenennen.

Einmal jährlich erscheint es sinnvoll, Kontakte, die seit mehr als zwei Jahren ohne Interaktion blieben, zu löschen oder zumindest in eine Archivliste zu verschieben. Labels und Kategorien können Sie gegebenenfalls neu strukturieren, falls sich Ihr Leben verändert hat durch einen neuen Job, einen Umzug oder einen neuen Freundeskreis. Prüfen Sie, ob Ihre Kontakte-App noch Ihre Anforderungen erfüllt oder ob ein Wechsel zu einem besseren Tool ansteht. Tragen Sie sich die Termine und Intervalle am besten in Ihren Kalender ein.

Es gibt grundsätzlich zwei Arten, verschiedene Endgeräte zu synchronisieren: lokal per Datenkabel zwischen Smartphone und PC oder über das Internet. Für Smartphones ist der modernere und komfortablere Weg zweifellos der via Netz. Entscheiden Sie sich für einen Datenabgleich zwischen Smartphone und einem Internetdienst, empfiehlt sich Google Mail. Das ist die primäre Synchronisationsplattform für Kontakte und Kalendereinträge. Auf Smartphones mit dem Betriebssystem Android ist Google Mail zudem automatisch dabei.
iPhone-Nutzer synchronisieren und speichern ihre Daten in der iCloud. Der Onlinedienst umfasst unter anderem Anwendungen für das Speichern von E-Mails, Kontakten, Terminen und Dokumenten.

Sie müssen dabei aber bedenken, dass Ihre Daten in diesen beiden Fällen nicht auf dem Computer, sondern irgendwo auf einem Server bei Google oder Apple liegen.

Wer seine Daten keinem Internetdienst anvertrauen will, sollte auf die konventionelle Methode mit dem Datenkabel zurückgreifen. Gut geeignet für Kalender-, Kontakt-, Termin- und Adressverwaltung ist etwa die Desktop-Version von Microsoft Outlook. Aber auch mit anderen PC-Programmen wie Mozilla Thunderbird lässt sich der Datenabgleich problemlos meistern. Die Kontakte sind dann aber nicht überall zugänglich, Bild 9.

Das Beispiel Google Kontakte soll das ganze Prozedere zusammenfassen und veranschaulichen. Öffnen Sie Ihre Google-Kontaktliste. Diese finden Sie unter google.com/contacts. Hier sehen Sie alle Kontakte untereinander aufgelistet, inklusive Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Firmenzugehörigkeit, sofern diese Informationen erfasst sind.

Um einen Google-Kontakt zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen. Die Details wie zum Beispiel die Adresse, das Geburtsdatum oder die Handynummer lassen sich in den jeweiligen Zeilen ändern. Um Adressen aus anderen Quellen zu integrieren, klicken Sie auf Importieren. Greifen Sie zu Datei auswählen und geben Sie die aus dem anderen Programm exportierte CSV- oder vCard-Datei an, welche die zu importierenden Kontakte enthält. An dieser Stelle lassen sich auch Kontakte vom Smartphone einfügen. Ein Klick auf den Link So synchronisieren Sie sie erklärt die Vorgehensweise. Stellen Sie sicher, dass die Synchronisierung Ihres Google-Kontos auf Ihrem Android-Gerät aktiviert ist. Gehen Sie dafür in die Geräte-Einstellungen zu Konten. Meist heisst es Google-Konto und danach Kontakte synchronisieren, Bild 10.

Über Kontakt erstellen fügen Sie manuell einen oder mehrere Kontakte hinzu. Um Dubletten zu beseitigen, klicken Sie auf Zusammenfügen und korrigieren und gehen die vorgeschlagenen Einträge durch. Möchten Sie die Liste der Kontakte sichern, wählen Sie Exportieren. Google Kontakte unterstützt CSV und vCard. Über das Drucker-Symbol ist zudem eine Ausgabe auf Papier möglich.