Excel-Datei zu gross! Was nun?

Ein neues leeres Excel-File, das Sie in einem Ordner mit Rechtsklick/Neu/Microsoft Excel-Arbeitsblatt erstellen, ist knapp 8 Kilobytes klein. Man würde nun annehmen, dass man eine Million Zeichen in die Datei eintippen müsste, um sie um ein Megabyte anwachsen zu lassen.

Nun arbeiten Sie über Wochen oder Monate hinweg an der Datei, fügen Daten, neue Arbeitsblätter ein oder löschen wieder welche. Und eines Tages konfrontiert Sie Excel bzw. Teams oder Sharepoint mit der Info, die Datei sei grösser als 50 Megabytes, darum könne sie nicht in Teams oder im Browser geöffnet werden.

Die üblichen Verdächtigen bei grossen Office-Dateien sind meistens eingefügte Bilder, Video- oder Audio-Dateien. In Ihrer Excel-Mappe haben Sie aber vermutlich keinerlei Multimediainhalte, nur ein paar Arbeitsblätter mit Zahlen, Texteinträgen, vielleicht ein paar Formeln und Formatierungen. Alte Daten haben Sie zudem schon wieder gelöscht. In der Datei stecken doch sicher keine 50 Millionen Zeichen! Wie kann sie trotzdem so gross geworden sein?

Viel Luft in leeren Zellen: Oftmals liegt es an leeren Zellen, die den benutzten Bereich von Excel unnötig vergrössern. Der kann noch Formatierungen enthalten, obwohl die Zellen eigentlich leer sein sollten. Auch ohne eigentlichen Inhalt belegen Zellen Platz, sobald Excel sie zum benutzten Bereich zählt. Zeit, die Excel-Datei wieder einmal in ihre Schranken zu weisen.

Wo nach Ansicht von Excel der benutzte Bereich Ihres Arbeitsblattes endet, finden Sie heraus, indem Sie Ctrl+End drücken. Auch wenn Ihre Tabelle vielleicht nur von Zelle A1 bis K400 reicht, kann es sein, dass Excel Sie jetzt in eine weit entfernte Spalte in Zeile 10000 entführt. Da sehen Sie gut, wie gross die Diskrepanz zwischen von Ihnen benutzten Zellen und dem laut Excel benutzten Zellbereich sein kann.