So finden Sie den optimalen Notizdienst

Noch gibt es sie, die Leute, die ihre Notizen auf klassische Weise zu Papier bringen; doch dabei wirken sie ein wenig aus der Zeit gefallen. Papier mag zwar gefühlsecht sein, aber es ist jeder digitalen Lösung unterlegen. Weil das Thema so aktuell ist wie eh und je, buhlen unzählige Dienste um die Gunst der Vergesslichen. Doch bevor Sie sich auf die Jagd nach dem idealen Dienst machen, sollten Sie Ihre Bedürfnisse hinterfragen, denn jeder Dienst versucht, sich mit Eigenheiten und Spezialitäten von der Konkurrenz abzuheben.

Nicht verhandelbar ist hingegen die Synchronisierung via Internet: Wenn Sie eine Idee im Smartphone speichern, muss diese Notiz fast gleichzeitig am Büro-PC ankommen. Deshalb bieten alle hier vorgestellten Dienste eine eigene Cloud für den Datenabgleich.

Sobald Sie sich auf die Suche nach Ihrem neuen Lieblingsnotizdienst machen, sollten Sie zuerst die folgenden Eigenschaften gegeneinander abwägen.

Theoretisch muss ein Dienst nur jene Plattform(en) unterstützen, die Sie auch benutzen. Wenn Sie jedoch die Daten mit weiteren Personen abgleichen wollen, muss die App auf zusätzlichen Systemen verfügbar sein. Idealerweise funktioniert ein Dienst unter Windows, macOS, Android und iOS.

Einige Dienste unterstützen nicht alle vier Plattformen. Stattdessen versuchen sie, die Lücke mit einer Weblösung im Browser zu kompensieren, der oft einer «richtigen» App bezüglich Funktionalität in nicht viel nachsteht. Eine solche Web-App kann für den sporadischen Gebrauch akzeptabel sein, aber auf Dauer befriedigt sie nicht.

Beispiel: Apples Notizdienst unterstützt nur macOS und iOS. Über die Webversion kommen aber auch Windows-Anwender zum Zug.

Die Abkürzung GTD steht für «Getting Things Done», frei übersetzt heisst das «Erledigen Sie Ihre Aufgaben». Die gleichnamige Arbeitsmethode wurde vom US-amerikanischen Berater David Allen entwickelt. Heute erheben immer mehr Anwendungen den Anspruch, «GTD-fähig» zu sein.

Gemeint ist immer dasselbe: Die Aufgaben werden gesammelt, priorisiert und auf «heute» oder «irgendwann» terminiert.

GTD-Funktionen sind eine gute Sache, wenn man sie auch braucht. Falls Sie hingegen nur Notizen sammeln wollen, opfern Sie die einfache Handhabung einem Funktionsumfang, den Sie nicht benötigen.

Es gibt aber auch positive Ausnahmen: Der Dienst «Wunderlist» bietet zum Beispiel viele Aspekte von GTD, inklusive Teamfunktionen. Trotzdem eignet sich die übersichtliche App auch für einfache Notizen.

Eine Notiz kann aus Stichworten bestehen, aber sie kann auch die Basis für einen umfangreichen Bericht bilden. Deshalb bieten einige Lösungen eine integrierte Textverarbeitung. Überlegen Sie sich, ob Sie gehobene Textfunktionen überhaupt benötigen – und wenn ja, was eine solche Textverarbeitung können muss.

Beispiel: Evernote bietet eine umfangreiche Textverarbeitung. Allerdings sind die Exportfunktionen beschränkt.

Früher war eine Notiz eine Ansammlung von linearem Text, doch am PC oder Mobilgerät sieht alles ganz anders aus. Wenn Sie eine Notiz-Software evaluieren, sollten Sie auch die Arbeitsweise und die grafische Aufmachung daraufhin prüfen, ob sie zu Ihren Anforderungen passt.

Beispiel: Trello arbeitet mit «Boards», Listen und Karten, die einfach umhergeschoben werden. Dieser Ansatz ist zu Beginn ein wenig gewöhnungsbedürftig, aber auch intuitiv.

So viel zu den Kriterien. Sehen wir uns einige Notizdienste an, die für alle etwas bieten.