Statt roten und orangen Einzahlungsscheinen gibts grünes Licht für QR-Rechnungen. Ab 2019 sollen die ersten in Schweizer Haushalten landen, Bild 1. Bis Ende 2020 sollen die altbekannten Einzahlungsscheine so gut wie ganz von der Bildfläche verschwinden. Doch was bedeutet dieser Wechsel für Sie? Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Neuerungen, sowohl für Private als auch für Unternehmen.

Der Grund für den Wechsel liegt nicht nur in einer vereinfachten Handhabung im digitalen Bereich, sondern erfolgt auch aufgrund diverser Umstellungen im Schweizer Zahlungssystem. So wollen unter anderem Post und Banken einen gemeinsamen Standard verwenden. Mittelfristig soll das Schweizer Zahlungssystem auch mit neuen internationalen Standards kompatibel sein.

Die roten und orangen Einzahlungsscheine wurden nicht für das digitale Zeitalter entwickelt. Das merkt jeder, der schon einmal auf einem orangen Einzahlungsschein eine Referenznummer (ESR) am PC abgetippt hat. Mit grundlegenden Scanfunktionen konnten die Banken den klassischen ESR zwar zumindest ein wenig digitaler machen, allerdings mit starken Limitierungen, Bild 2. Die QR-Rechnung ersetzt sowohl die beiden Inlandscheine als auch die IPI (International Payment Instruction) für ausländische Zahlungen.

Die QR-Rechnung ist von Grund auf ein digitales Produkt. Auf dem neuen Einzahlungsschein (offiziell «Zahlteil QR-Rechnung» genannt) steht nicht mehr der Text im Vordergrund, sondern ein grosser QR-Code. Dieses Pixelmuster kann von einem Smartphone oder einem fürs E-Banking entwickelten Lesegerät entziffert werden. Im Code enthalten sind sämtliche Informationen, die zum Bezahlen einer Rechnung benötigt werden. Dazu können auch weitere Informationen in den QR-Code gepackt werden, welche die Verarbeitung für Buchhaltungen vereinfachen (dazu später mehr). Ausser dem QR-Code gibt es auf der neuen Rechnung alle wichtigen Informationen zusätzlich in Textform neben dem Code. Somit ist der QR-Einzahlungsschein ebenfalls im Fall eines Systemausfalls verwendbar.

Als Privatperson ist man meistens auf der Empfängerseite eines Einzahlungsscheins. Je nachdem, wie Sie Ihre Zahlungen erledigen, bringt Ihnen der neue Einzahlungsschein mehr oder weniger Nutzen. Am meisten profitieren E-Banking-Anwender am Computer oder Smartphone, am wenigsten die Post-/Bankgänger.

Wenn Sie heute bereits E-Banking per Smartphone betreiben und dort Ihre Einzahlungsscheine scannen, ändert sich für Sie nur wenig. Die QR-Codes sind sogar leichter lesbar als die bisherigen Zeichen-Codes. Das sollte den Scanvorgang vereinfachen. Neu ist ausserdem eine mögliche Kompatibilität mit Bezahldiensten wie Twint. Hier sind die Details aber noch etwas vage.

Falls Sie noch mit Ihren Einzahlungsscheinen zur Post oder Bank gehen, bringt Ihnen die QR-Rechnung wenig. Eventuell gibt es für Sie sogar einen Mehraufwand: Denn die QR-Einzahlungsscheine müssen nicht mehr zwingend gestanzt werden. Es kann also sein, dass Sie vermehrt zur Schere greifen oder die Rechnungen als Ganzes zur Post bzw. Bank tragen müssen.

Den grössten Sprung vorwärts machen Nutzer am PC. Mit dem Umstieg auf einen QR-Einzahlungsschein werden wahrscheinlich viele Banken ihren Kunden ein entsprechendes Lesegerät zur Verfügung stellen. Wie genau das aussehen wird, ist allerdings noch nicht bekannt. Denkbar sind spezielle USB-Scanner für Desktop-PCs oder die Verwendung der Webcam bei Laptops. Ein Umstieg auf E-Banking via Smartphone wäre natürlich die einfachste Lösung. Die Vorteile der QR-Rechnung liegen hier auf der Hand: keine ellenlangen Referenznummern mehr eintippen. Das senkt nicht nur das Risiko für Fehler, sondern macht den Vorgang auch massiv einfacher und schneller.

Je nach Unternehmensgrösse und vorhandener Infrastruktur wird sich der Wechsel auf die QR-Rechnungen mehr oder weniger stark auf Firmen auswirken. Am meisten profitieren dürften kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Bei Grossunternehmen mit stark automatisierten Zahlungssystemen wird sich der Vorteil des Wechsels hingegen in Grenzen halten. KMU profitieren vor allem von vereinfachten Regulierungen rund um die QR-Einzahlungsscheine. Im Gegensatz zu den bestehenden Einzahlungsscheinen müssen die neuen QR-Teile nicht mehr vorgedruckt bestellt werden. Stattdessen werden die Codes einfach auf einem herkömmlichen Drucker in Schwarz-Weiss ausgedruckt.

Vorgegeben sind Merkmale wie Positionierung, Schrift und Grösse. Dass die Einzahlungsscheine nicht mehr abtrennbar sein müssen, ist ebenfalls ein grosser Vorteil für kleinere Unternehmen, die so viel einfacher und günstiger ihre eigenen Einzahlungsscheine herstellen können. Für grössere Unternehmen sind eventuell zusätzliche Informationen im QR-Code nützlich. Beispielsweise kann eine Kunden- oder Auftragsnummer direkt im QR-Code eingebettet werden. Somit lässt sich ein Zahlungseingang beim Empfänger automatisch verarbeiten. Dazu kommen einige kreative Anwendungszwecke: Beispielsweise kann ein QR-Code direkt auf ein Plakat aufgedruckt werden, um Passanten zum Spenden aufzurufen.

Die neue QR-Rechnung bietet nach aktuellem Stand praktisch nur Vorteile. Für Smartphone-Nutzer wird das Einscannen deutlich einfacher und der Code dürfte auch Banken dazu verleiten, Scanner für Kunden anzubieten. Der einzige Verlust: Kein Stanzzwang bedeutet für Postgänger, dass diese ab und an zur Schere greifen müssen. Unternehmen profitieren hingegen vom deutlich geringeren Aufwand – sowohl finanziell als auch arbeitstechnisch. Es müssen nicht mehr speziell vorgedruckte Scheine bestellt werden, stattdessen können diese einfach ausgedruckt werden. Weitere Anwendungszwecke wie QR-Codes auf Plakaten und zusätzliche Informationen wie Bestellnummern im Code helfen auf allen Seiten.