Fachkräfte für sich gewinnen? Nur mit zeitgemässen IT-Lösungen

Als Mitarbeitende nach der COVID-19-Hochphase in die Büros zurückkehrten, hatten sie neue Anforderungen an ihre Arbeitsumgebung im Gepäck. So manche entschieden sogar, überhaupt nicht zurückzukommen. Entweder, weil sie das Homeoffice als dauerhafte Lösung überzeugte oder weil ein besseres Jobangebot lockte. Auch Schweizer Mittelständler sehen sich mit diesem neuen Stresstest konfrontiert: Wie können sie dem Fachkräftemangel in einer Zeit begegnen, in der qualifizierte Mitarbeitende schwer zu finden und Schlagwörter wie „Great Resignation“ oder „Quiet Quitting“ die Tagesordnung prägen?

Die Optimierung der IT-Infrastruktur und die Einführung digitaler Tools erscheinen auf den ersten Blick nicht die passende Reaktion auf eine so folgenschwere Entwicklung zu sein. Immerhin treibt der Schweizer Mittelstand schon seit Jahren die eigene Digitalisierung voran. Am Personalmangel oder den Arbeitswünschen jüngerer Generationen änderte das auf den ersten Blick nichts. 

Wer den Ansatz jedoch konsequent weiterdenkt, wird schnell feststellen, dass es vor allem darauf ankommt, wie Unternehmen digitale Technologien nutzen. Richtig eingesetzt, können sich Mitarbeitende in ihren Bedürfnissen unterstützt und ernst genommen fühlen. Gezielte IT-Entscheidungen für eine zukunftsfähige, virtuelle Arbeitsumgebung können helfen, der grossen Herausforderung des Fachkräftemangels zu begegnen und auf kritische Fragen von hart umkämpften Talenten vorbereitet zu sein:

1. Kann ich flexibel arbeiten?
Morgens ins Büro und abends zurück, an fünf Tagen in der Woche – das können sich viele Mitarbeitende im Schweizer Mittelstand nicht mehr vorstellen. Studienergebnisse von SAP Concur zeigen, dass die neue Virtualisierung durch digitale Meetings und Homeoffice zu einem stärkeren Abwägen führt, wann Mitarbeitende im Büro oder von zuhause arbeiten (34 %). Mitarbeitenden ist aber gerade durch die Corona-Pandemie und virtuelle Treffen bewusst geworden, wie wichtig der persönliche Kontakt ist (55 %). War eigene Hardware vor dem Lockdown oft noch optional, erwartet heute rund die Hälfte der Mitarbeitenden, dass Diensthandy und Laptop bereitgestellt werden, um flexibel von überall arbeiten zu können.

Ein Drittel der Schweizer Mittelständler hat den Trend zum Remote Working bereits erkannt und digitale Tools eingeführt, die Mitarbeitende bei Homeoffice und Work from Anywhere unterstützen. Dennoch sind 43 % der Angestellten überzeugt, dass es weitere IT-Lösungen braucht, um virtuelle Arbeitsumgebungen zu verbessern.

Arbeitgeber, die dieser Erwartungshaltung gerecht werden, senden ein starkes Signal an Mitarbeitende, die Wert auf hybrides Arbeiten oder eine bessere Balance zwischen Beruf und Privatleben legen: Mit den richtigen Tools sind flexible Arbeitsmodelle nicht nur ein Benefit, der potenziell gewährt wird, sondern auch praktisch umsetzbar. Das macht es auch für Teilzeitkräfte leichter, ihre Arbeitszeiten flexibel zu handhaben, wenn beispielsweise die Kinderbetreuung ausfällt. Zudem können flexible Arbeitskonzepte die Chancen erhöhen, dass Teilzeitkräfte ihre Stundenkontingente wieder aufstocken und so die Personallücke im Unternehmen schrumpfen lassen.

2. Sind meine Tätigkeiten wertschöpfend?
Schon immer gab und gibt es im Arbeitsalltag kleinteilige und langwierige Aufgaben. Oftmals handelt es sich dabei um bürokratische Prozesse, die noch Papier und Unterschrift eines Vorgesetzen erfordern. Wiederkehrende administrative Aufgaben ohne Wertschöpfung und aufwendige Freigabeprozesse zählen für Mitarbeitende zu den grössten Hemmnissen im Arbeitsalltag. Im Schweizer Mittelstand muss sich etwa noch einer von vier Befragten (23 %) nach Geschäftsreisen ausserordentlich lange mit der Spesenabrechnung beschäftigen. Dabei werden Abrechnungen nicht selten beanstandet, sodass Informationen nachgereicht werden müssen. 38 % der Mitarbeitenden müssen ihre Spesenabrechnungen sogar noch papierbasiert einreichen und dafür Excel-Tabellen ausfüllen.

Das kostet Zeit und Nerven bei allen Beteiligten und wäre gar nicht nötig, wenn Routineprozesse automatisiert wären. Allerdings besteht beim Schweizer Mittelstand noch Nachholbedarf: Bisher hat nur knapp ein Drittel der Mittelständler (27 %) Tools für die digitale Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen eingeführt. Das kann auch insofern frustrierend für Mitarbeitende sein, als dass Papierbelege schnell verloren gehen können. 14 % der Befragten geben an, deswegen auf Kosten sitzen zu bleiben.

Arbeitgeber sollten folglich Technologien bereitstellen , die ihre Mitarbeitenden von schnöden Routinetätigkeiten befreien, damit sie sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können. Anstatt stumpf Tabellen auszufüllen oder nach fehlenden Belegen zu suchen, bieten digitale Lösungen Geschäftsreisenden schon heute die Möglichkeit, den Fokus auf Kundenbeziehungen, Vertragsverhandlungen und Geschäftsabschlüsse zu legen. Für Finanzverantwortliche bedeutet ein automatisiertes Ausgabenmanagement wiederum, dass sie nicht jede Abrechnung in die Hand nehmen müssen, sondern anhand präziser und transparenter Daten die Compliance erhöhen und Einsparpotenziale identifizieren können. Die Automatisierung von administrativen Tätigkeiten hilft nicht nur dabei, Zeit für wertschöpfende Aufgaben freizugeben. Sie schafft auch Handlungsspielräume für Innovation und kreative Lösungsansätze – weiche Faktoren neben dem Gehalt, die Top-Talente anziehen und im Unternehmen halten.

3. Welche positiven Erlebnisse werden mir im Job geboten?
Viele Mittelständler haben bereits in ihre IT-Infrastruktur investiert. Dennoch heisst es für den Mittelstand: Weiter dranbleiben! So sind im Zuge der COVID-19-Pandemie 38 % der Mitarbeitenden im Schweizer Mittelstand anspruchsvoller geworden, was den Einsatz digitaler Tools bei ihrem Arbeitgeber angeht. Damit Top-Talente nicht abwandern und sich nach neuen Jobangeboten umsehen, gilt es daher, alle Kontaktpunkte zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden zu prüfen. Auch über die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten oder die Automatisierung von Routinetätigkeiten hinaus. Bei Prozessen und Tools erwarten Arbeitnehmende heute, dass Geschäftsanwendungen dem Bedienkomfort privat genutzter Anwendungen in nichts nachstehen und ihnen sofortigen Zugang zu Informationen und Kommunikationswegen bieten.

Besonders wichtig sind in diesem Kontext mobile Anwendungen. Immer mehr Arbeitnehmende nutzen geschäftliche IT-Lösungen auch zuhause oder unterwegs – sei es am Flughafen, bei der Uber-Fahrt oder im Café. Dafür brauchen sie Technologien, mit denen sie immer und überall produktiv sein können. Wenn Mitarbeitende Rechnungen und Belege der Spesenabrechnung direkt hinzufügen können, verkürzt das die Reisenachbereitung und Rückerstattung der Kosten erheblich. Das wirkt sich positiv auf die Employee Experience aus. Auch zusätzliche Features zur Organisation von Reisen erhöhen das Wohlbefinden. Folglich hat auch mehr als ein Drittel der Mitarbeitenden (38 %) mittlerweile die Erwartung, dass ihr Arbeitgeber Apps bereitstellt, die Geschäftsreisen einfacher gestalten. Ganz besonders mit Blick auf Flugchaos, weltweite Krisen oder wechselnde Pandemieregeln.

Während viele Mittelständler das Mitarbeitererlebnis noch als Aufgabe der Personalabteilung ansehen, erfordert die Realität das volle Engagement aller Führungskräfte. Die IT-Abteilung hat zudem die notwendige Expertise, um Technologien bereitzustellen, die Mitarbeitende für produktive und wertschöpfende Tätigkeiten benötigen. Dabei sollte die IT-Abteilung eng mit den HR- und Finanzverantwortlichen zusammenarbeiten, damit insbesondere Aufgaben vereinfacht werden, die für das Geschäftsergebnis und finanzielle Transparenz wichtig sind. Die Implementierung und individuelle Konfiguration der Lösungen können durchaus schrittweise erfolgen. Um auf den verschärften Fachkräftemangel vorbereitet zu sein, sollten alle Abteilungen aber besser heute als morgen jeden Prozess und jedes Tool auf den Prüfstand stellen und Optimierungen in Angriff nehmen.   

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Über die Studie
Die SAP-Concur-Studie wurde gemeinsam mit dem Marktforschungsinstitut INNOFACT AG unter 1.542 Personen zwischen 18 und 69 Jahren aus Deutschland, der Schweiz und Österreich durchgeführt – davon 458, die bei einem deutschen Mittelständler beschäftigt sind, 157 beim Schweizer Mittelstand und 157 bei einem österreichischen mittelständischen Unternehmen. Die Stichprobe entspricht nach Alter und Geschlecht der repräsentativen Verteilung in der jeweiligen Bevölkerung des Landes. Die unabhängige Online-Erhebung fand im August 2022 statt.

Lesen Sie hier den Studienreport für die Schweiz.