Doodle: Enormer Zeitaufwand für Terminplanung in Unternehmen

Fast fünf Stunden pro Woche sind Arbeitnehmer damit beschäftigt, mit anderen Meeting-Termine zu verabreden. Das ist das zentrale Ergebnis der von Doodle bereits zum zweiten Mal in Auftrag gegebenen internationalen Studie zu Trends in der Terminkoordination. Befragt wurden 1.500 Angestellte in Assistenz- und Manager-Positionen in Deutschland, Frankreich und den USA. Ihnen allen ist gemeinsam: Sie nutzen nach wie vor altvertraute Kommunikationsmittel wie Telefon, E-Mail oder Desktop-Kalender, um Termine zu vereinbaren ? und sie verbringen damit hochgerechnet rund sechs Arbeitswochen pro Jahr.

 Durchschnittlich neun Meetings mit sieben Teilnehmern werden pro Woche von den Befragten in 4¾ Stunden vereinbart. Und knapp ein Viertel der Arbeitnehmer gibt sogar an, wöchentlich sieben Stunden oder mehr mit der Terminkoordination beschäftigt zu sein. Ohne dass ein einziger Meeting-Teilnehmer im Konferenzraum sass, kostet ein einzelnes Meeting den Initiator schon allein bei der Verabredung des Termins etwas mehr als eine halbe Stunde Zeit. Das ist das Ergebnis der zweiten internationalen Terminkoordinationsstudie im Auftrag von Doodle. Nach wie vor halten die Beschäftigten an vertrauten und herkömmlichen Kommunikationsmitteln fest: Genau wie in der Vorgängerstudie 2009 liegen E-Mails und Anfragen des Desktop-Kalenders vorne, gefolgt von Telefonaten und Online-Kalendern. Spezialisierte Web-Tools zur Terminfindung wie Doodle werden nur von einer kleinen Minderheit als hauptsächlich verwendetes Kommunikationsmittel eingesetzt.

 

Dass Online-Terminplaner im Büro-Alltag aber eine echte Zeitersparnis bringen, darauf weist eine parallel durchgeführte Onsite-Befragung unter 385 Personen hin, die Doodle geschäftlich anwenden: Mit 15 Minuten pro Meeting brauchen die Doodle-Nutzer nur halb so lange für die Koordination eines Termins wie die Befragten der internationalen Studie. Fragt man ausserdem nach den spezifischen Anforderungen an die Terminkoordination, so zeigt sich: In fast 80% der Fälle verfügen Meeting-Teilnehmer offenbar über verschiedene Kalendersysteme und rund 90% der Befragten geben an, oft oder sehr oft Zugang zu einem solchen fremden Kalendersystem zu benötigen. 88% der Arbeitnehmer sind davon genervt, wenn die potenziellen Meeting-Teilnehmer sich nicht oder verspätet zurückmelden. Genau für diese Situationen bieten Dienste wie Doodle passgenaue Funktionalitäten an, die den Vorgang der Terminplanung um einiges effizienter machen. (Patrick Hediger) http://www.doodle.com