04.05.2013, 00:00 Uhr
Schweizerischer Gewerbeverband setzt neu auf Wilken und Kendox
Um seine Arbeitsabläufe zu verbessern und effizienter abzuwickeln, wird der Schweizerische Gewerbeverband sgv, der grösste Dachverband der Schweizer Wirtschaft, sein Dokumentenmanagement und das CRM (Customer Relationship Management) auf eine neue technologische Basis stellen.
Zum Einsatz kommt das Dokumentenmanagementsystem (DMS) InfoShare von Kendox in Kombination mit der Wilken E-Marketing Suite. Dabei wird der Wirtschaftsdachverband mit InfoShare die für seine Aufgaben zentralen Dokumente verwalten und wiederkehrende Arbeitsabläufe strukturieren. Einerseits soll die Wilken E-Marketing Suite für die Abonnentenverwaltung der Schweizerischen Gewerbezeitung sgz und des französischen Gegenstücks, des Journal des arts et métiers jam, zum Einsatz kommen. Zudem sollen damit künftig die Adressdaten der 250 Mitgliederorganisationen sowie weiterer wichtiger Zielgruppen (Politik, Medien, KMU-Wirtschaft) bewirtschaftet werden. Andererseits ermöglicht die Wilken-Software eine zielgruppenspezifische und effiziente Kommunikation mit den kantonalen Gewerbeverbänden, Berufs- und Branchenverbänden sowie den Organisationen der Gewerbeförderung. Das Projekt wird unter der Leitung von Wilken Schweiz in enger Zusammenarbeit mit dem sgv und Kendox durchgeführt.
Wie viele Organisationen verwaltet auch der sgv bis anhin seine Dokumente nicht mit einer professionellen Software-Lösung, sondern verwendet zur zentralen Ablage der Dokumente eine einfache dateibasierte Ordnerstruktur. ?Unsere Dokumente sind mit diesem System nicht optimal auffindbar, und die Transparenz, wo die aktuelle Version eines Dokuments abgelegt ist, ist verbesserungsfähig; insbesondere, wenn man ein Dokument aus einem thematisch oder fachlichen nicht angestammten Bereich sucht?, sagt Stephan Loeb, Verantwortlicher E-Communication und zuständiger Projektleiter beim sgv. Mit der vorliegenden Kombinationslösung werde man häufig wiederkehrende Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit Vernehmlassungsantworten, Positionspapieren, Zirkularversänden, Einladungen zu Sitzungen oder Anlässen sowie Medienmitteilungen strukturierter und effizienter gestalten, indem dank einer engen Verknüpfung der beiden Systeme die Botschaften und Positionen in Form von Dokumenten zentral verwaltet und automatisiert an die jeweiligen Ansprechgruppen verschickt werden. Dabei holt sich das Newsletter-Tool die entsprechenden Dokumente selbsttätig aus dem DMS ab und verschickt diese unter Zuhilfenahme der zielgruppenspezifischen Versandfunktion der E-Marketing Suite automatisiert an die richtigen Vertreter der Mitgliederverbände, Politiker auf Bundes- und Kantonsebene, Interessenvertreter oder die Medien. Zur Bedeutung sowie den Zielen des Projekts äussert sich Stephan Loeb wie folgt: ?Für den Schweizerischen Gewerbeverband ist dieses Projekt ein Meilenstein hinsichtlich der Organisation der Arbeitsabläufe, der Dokumentenablage sowie der Kommunikation. Wir erwarten uns dank den Historisierungsmöglichkeiten und der zielgruppenspezifischen Ansprache nicht nur entscheidende Verbesserungen bei der Erledigung repetitiver Arbeitsabläufe, sondern auch eine gezieltere Informationsvermittlung an die entsprechenden Personen und Organisationen. Das Projekt soll bis Ende nächsten Jahres abgeschlossen sein.? (ph)
Wie viele Organisationen verwaltet auch der sgv bis anhin seine Dokumente nicht mit einer professionellen Software-Lösung, sondern verwendet zur zentralen Ablage der Dokumente eine einfache dateibasierte Ordnerstruktur. ?Unsere Dokumente sind mit diesem System nicht optimal auffindbar, und die Transparenz, wo die aktuelle Version eines Dokuments abgelegt ist, ist verbesserungsfähig; insbesondere, wenn man ein Dokument aus einem thematisch oder fachlichen nicht angestammten Bereich sucht?, sagt Stephan Loeb, Verantwortlicher E-Communication und zuständiger Projektleiter beim sgv. Mit der vorliegenden Kombinationslösung werde man häufig wiederkehrende Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit Vernehmlassungsantworten, Positionspapieren, Zirkularversänden, Einladungen zu Sitzungen oder Anlässen sowie Medienmitteilungen strukturierter und effizienter gestalten, indem dank einer engen Verknüpfung der beiden Systeme die Botschaften und Positionen in Form von Dokumenten zentral verwaltet und automatisiert an die jeweiligen Ansprechgruppen verschickt werden. Dabei holt sich das Newsletter-Tool die entsprechenden Dokumente selbsttätig aus dem DMS ab und verschickt diese unter Zuhilfenahme der zielgruppenspezifischen Versandfunktion der E-Marketing Suite automatisiert an die richtigen Vertreter der Mitgliederverbände, Politiker auf Bundes- und Kantonsebene, Interessenvertreter oder die Medien. Zur Bedeutung sowie den Zielen des Projekts äussert sich Stephan Loeb wie folgt: ?Für den Schweizerischen Gewerbeverband ist dieses Projekt ein Meilenstein hinsichtlich der Organisation der Arbeitsabläufe, der Dokumentenablage sowie der Kommunikation. Wir erwarten uns dank den Historisierungsmöglichkeiten und der zielgruppenspezifischen Ansprache nicht nur entscheidende Verbesserungen bei der Erledigung repetitiver Arbeitsabläufe, sondern auch eine gezieltere Informationsvermittlung an die entsprechenden Personen und Organisationen. Das Projekt soll bis Ende nächsten Jahres abgeschlossen sein.? (ph)