Manor hat vollständig digitale Personaldossiers eingeführt

An über 50 in der ganzen Schweiz verteilten Standorten die Personaldossiers von rund 11?500 aktiven Mitarbeitenden zu verwalten ist aufwändig und mühsam. Vor allem, wenn es sich dabei obendrein um Papierdokumente handelt und der notwendige Schutz gegen Verlust und unberechtigte Einsicht zusätzliche Anforderungen stellt. Manor, die grösste Warenhauskette der Schweiz, war daher bestrebt, Effizienz, Sicherheit und die standortunabhängige Zugriffsmöglichkeit bei der Verwaltung seiner Personaldossiers substantiell zu verbessern.

Durch Reorganisation der Personalabteilung erreichte Manor, dass nur noch 16 - statt vorher rund 50 - Standorte alle Mitarbeitenden betreuen. Ausserdem wurden die Personaldossiers vollumfänglich auf revisionssichere, digitale Medien (PDF/A Dateien) umgestellt. Dies ermöglicht, von jedem Manor-Standort jederzeit auf die erforderlichen Dokumente zugreifen zu können. Ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept garantiert dabei höchste Sicherheit und verhindert Zugriffe durch Unbefugte - sei es aus Neugier oder mit bösen Absichten. Alle Daten liegen auf Servern des Dokumentenmanagement Spezialisten RR Donnelley und sind bestens gegen Ausfälle und Verluste abgesichert. Bei den ca. 100 HR Benutzern wurde das neue System schon nach kurzer Zeit gut akzeptiert, wenn auch mancher dem vertrauten Papier ein wenig nach­trauert. Die Erleichterungen in der täglichen Arbeit und die Einsparungen, etwa bei Lagerraum oder Kopier- und Transportaufwand der Papierakten, zeigen die Überlegenheit der neuen Lösung eindrücklich. Zwischen Sommer 2011 und Juni 2012 wurde die Lösung realisiert. Sie beinhaltet einerseits die notwendigen Softwareanpassungen, andererseits das Aufbereiten und Scannen der vorhandenen Papierdossiers. (ph) http://www.manor.ch

Siehe auch: Ab Juni in Manora Restaurants unlimitiert surfen