CLX.ArchiveBox: Einfach Rechnungen signieren und archivieren

Das schweizerische Gesetz schreibt vor, dass Ausgangsrechnungen, die nicht in Papierform abgelegt werden, digital signiert und archiviert werden müssen. Für Unternehmen war dies bis heute teuer und kompliziert. Mit der CLX.ArchiveBox verfügen Unternehmen ab sofort über eine intelligente und einfache Lösung, mit der das Archivieren von Papier entfällt. Sie erstellen Rechnungen wie gewohnt in Ihrer Buchhaltungssoftware. Nun signiert und archiviert die CLX.ArchiveBox Ihre Rechnungen. Die signierten Rechnungen versenden Sie anschliessend auf elektronischem Weg an den Empfänger, oder Sie schicken die Rechnung per Post. Das kostspielige Signieren mit abonnierter Software und das aufwendige Archivieren von Papierbergen entfallen.

Signieren

Die Verordnung über elektronische Daten und Informationen (EIDI-V) des Eidgenössischen Finanzdepartements gestattet das elektronische Versenden von Rechnungen; es schreibt dabei vor, dass die Daten digital signiert werden. Die CLX.ArchiveBox übernimmt diese Aufgabe. Die Signierung ist mehrwertsteuer-konform. Das Zertifikat für die elektronische Signatur ist auf einem USBSecurity-Token gespeichert, der an die Box angeschlossen wird. Pro Box sind mehrere Zertifikate möglich.

Archivieren

Viele KMU drucken Rechnungen noch immer aus und archivieren sie manuell in Ordnern. Mit der CLX.ArchiveBox entfällt dieser unnötige Aufwand. Denn die Box archiviert Rechnungen automatisch, die Sie von Ihrem ERP aus elektronisch versenden oder ausdrucken. Die CLX.ArchiveBox speichert über 500 000 Rechnungen. Für Ihren Revisor kann ein eigener Account eingerichtet werden, über welchen er Zugriff auf die archivierten Rechnungen hat.

Versenden

Sie definieren in Ihrer Buchhaltungssoftware oder direkt auf der CLX.ArchiveBox, an welche Rechnungsempfänger die Rechnungen elektronisch und an welche sie in Papierform geschickt werden sollen. Mit wenigen Klicks versendet so die CLX.ArchiveBox elektronische Rechnungen an alle Schweizer Finanzinstitute per PayNet und an PostFinance per yellowbill. Das Erstellen von signierten PDF Rechnungen ist natürlich weiterhin möglich.

Empfangen

Sie können mit der CLX.ArchiveBox auch elektronisch erstellte Rechnungen von PayNet und yellowbill empfangen und archivieren.

Alle Ihre Rechnungsvorgänge werden automatisch in einem Journal erfasst. Die archivierten Rechnungen lassen sich durch ein automatisiertes Backup einfach auf dem Netzwerk sichern. So sind Sie vor dem Verlust der Daten geschützt. Die CLX.ArchiveBox lässt sich einfach in Ihr Netzwerk integrieren. Sie ist unabhängig von Ihrem Betriebssystem und lässt sich per Plug&Play installieren. Zusätzliche Software ist nicht nötig. CLX.ArchiveBox kostet 14800 Franken. (ph) www.archivebox.ch http://www.crealogix.com