14.03.2011, 00:00 Uhr
790 Anwender nutzen ABACUS-Finanzsoftware weltweit übers Web
Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) unterhält rund 150 Auslandsvertretungen rund um den Globus. Seit letztem Jahr nutzen 790 Anwender die Online-Version der ABACUS-Finanzsoftware der Ostschweizer Entwicklungsfirma übers Web. Weltweit erledigen seit 2003 alle Schweizer Botschaften, Konsulate und Honorarkonsulate ihre Buchhaltungen mit der ABACUS-Software. Da das Neue Rechnungsmodell (NRM) beim Bund ab dem 1. Januar 2007 monatliche Abschlüsse der Verwaltung vorschreibt und das diplomatische Personal bis dahin der Zentrale quartalsweise ihre Buchungen schickten, war eine Neuausrichtung des Software-Einsatzes und ein damit verbundener Umbau angesagt. Im Fokus der Abklärungen stand die Idee, die Datenhaltung vom Ausland in die Zentrale zu verlegen. Die Applikationen sollten neu auf Servern in Bern installiert und alle Daten zentral gehalten werden. Um das alles effizient zu erledigen, war eine Online-Lösung gefragt: Die Auslandniederlassungen sollten via Web auf die ABACUS-Software zugreifen. Dieser, lange Zeit futuristisch scheinende Lösungsansatz wurde realisierbar, als in Form der ABACUS-Version 2007 erstmals eine Finanzbuchhaltung als Web-taugliche Software entwickelt wurde. Umgesetzt wurde das visionäre Nutzungskonzept durch den langjährigen ABACUS-Implementierungspartner Axept Business Software AG.
Die Vorteile fürs EDA lagen auf der Hand: Jede Auslandsbuchung steht sofort in der Zentrale zur Verfügung. Zudem führt die Elimination von 150 Auslandsinstallationen zu einer erhebliche Reduktion des Aufwands im Systemunterhalt und die Möglichkeit der Entlastung des Auslands von administrativen Aufgaben durch Spezialisten in der Zentrale.
Vorgehensweise und Resultat
Die Lösung berücksichtigt, dass die für die Buchführung verantwortlichen Personen im Ausland keine Rechnungswesenspezialisten sind. Der Online-Zugriff auf das Zentralsystem erfolgt über zwei Arten: Einerseits gestattet die Lösung mit der Ultra-Light-Client-(ULC)-Technologie von ABACUS den Zugang via Intranet für die über 790 Anwender im Ausland und die Auswertungsbenutzer in der Zentrale. Andererseits arbeitet die Zentrale in Bern nach wie vor konventionell über eine Client-Server-Verbindung mit der Software. Da die Server aus Sicherheitsgründen über zwei Rechenzentren redundant verteilt sind, sind eine hohe Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit garantiert. Ferner herrscht ein ?7 x 24h?-Betrieb.
Nach dem erfolgreichen Pilotbetrieb im April und Mai 2009 mit fünf Auslandsvertretungen wurde der definitive Roll-In freigegeben. Dieser beinhaltete die Migration von 140 Auslandsmandanten. Die Anwender konnten bereits zwei Tage nach dem dezentralen Arbeitsstopp auf der neuen Version und den zentralisierten Daten weiterarbeiten. Zur Instruktion reichte ein einfaches Manual mit den wichtigsten Änderungen. Das Projekt konnte nach dreijähriger Laufzeit unter Einhaltung der Meilensteine, der budgetierten Kosten und der definierten Funktionalitäten erfolgreich abgeschlossen werden. Dank der visionären Entwicklungsarbeit von ABACUS Research in Hinblick auf eine internettaugliche ERP-Standardsoftware liess sich eine Lösung realisieren, die heute ihresgleichen suchen dürfte. ? Alle Ziele des Projekts wurden erreicht ?, stellt Projektleiter Jörg Portmann fest. (Patrick Hediger) http://www.abacus.ch
Die Vorteile fürs EDA lagen auf der Hand: Jede Auslandsbuchung steht sofort in der Zentrale zur Verfügung. Zudem führt die Elimination von 150 Auslandsinstallationen zu einer erhebliche Reduktion des Aufwands im Systemunterhalt und die Möglichkeit der Entlastung des Auslands von administrativen Aufgaben durch Spezialisten in der Zentrale.
Vorgehensweise und Resultat
Die Lösung berücksichtigt, dass die für die Buchführung verantwortlichen Personen im Ausland keine Rechnungswesenspezialisten sind. Der Online-Zugriff auf das Zentralsystem erfolgt über zwei Arten: Einerseits gestattet die Lösung mit der Ultra-Light-Client-(ULC)-Technologie von ABACUS den Zugang via Intranet für die über 790 Anwender im Ausland und die Auswertungsbenutzer in der Zentrale. Andererseits arbeitet die Zentrale in Bern nach wie vor konventionell über eine Client-Server-Verbindung mit der Software. Da die Server aus Sicherheitsgründen über zwei Rechenzentren redundant verteilt sind, sind eine hohe Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit garantiert. Ferner herrscht ein ?7 x 24h?-Betrieb.
Nach dem erfolgreichen Pilotbetrieb im April und Mai 2009 mit fünf Auslandsvertretungen wurde der definitive Roll-In freigegeben. Dieser beinhaltete die Migration von 140 Auslandsmandanten. Die Anwender konnten bereits zwei Tage nach dem dezentralen Arbeitsstopp auf der neuen Version und den zentralisierten Daten weiterarbeiten. Zur Instruktion reichte ein einfaches Manual mit den wichtigsten Änderungen. Das Projekt konnte nach dreijähriger Laufzeit unter Einhaltung der Meilensteine, der budgetierten Kosten und der definierten Funktionalitäten erfolgreich abgeschlossen werden. Dank der visionären Entwicklungsarbeit von ABACUS Research in Hinblick auf eine internettaugliche ERP-Standardsoftware liess sich eine Lösung realisieren, die heute ihresgleichen suchen dürfte. ? Alle Ziele des Projekts wurden erreicht ?, stellt Projektleiter Jörg Portmann fest. (Patrick Hediger) http://www.abacus.ch
