Ratgeber
29.10.2019, 15:56 Uhr
Mit welchen Tools Unternehmen interne Prozesse optimieren
Die Prozessoptimierung ist ein elementarer Aufgabenbereich aller Unternehmen. Es geht darum, wirtschaftlich zu arbeiten und die vorhandenen Ressourcen bestmöglich auszunutzen.
(Quelle: Pixabay.com, © StartupStockPhotos, CC0 1.0)
Gleichzeitig müssen Prozesse sicher & zuverlässig organisiert werden. Weder dürfen Unbefugte Zugriff auf Unternehmensdaten oder Betriebsprozesse erlangen, noch darf die Produktion durch Prozessfehler zum Erliegen kommen. Unternehmen nutzen eine Vielzahl von Tools, um ihre internen Prozesse zu optimieren. Einige von diesen werden im Folgenden vorgestellt.
VPN für sichere und anonyme Kommunikation
Ein weiteres wichtiges Tool bei der Prozessoptimierung sind VPN-Netzwerke. Es kommt nämlich darauf an, dass die unterschiedlichen Unternehmenszweige sicher und anonym miteinander kommunizieren können. Auf diese Weise lässt sich unter anderem ausschliessen, dass vertrauliche oder kostbare Unternehmensdaten in die Hände unbefugter Dritter gelangen. Ausserdem verhindert VPN in gewissen Grenzen, das ein Profiling stattfindet und die Arbeit des Unternehmens nachvollzogen und daraus Rückschlüsse gezogen werden können. Bei der Auswahl des passenden VPN Dienstleisters sind verschiedene Kriterien zu berücksichtigen. Aus diesem Grund lohnt es sich, sich frühzeitig mit den verschiedenen Systemen zu beschäftigen und die für den eigenen Betrieb passende Lösung auszuwählen.
Das DEMI-Modell
Eine Hauptaufgabe bei der Prozessoptimierung besteht in der klaren Verteilung von Zuständigkeiten. Es muss eindeutig geregelt sein, wer für welchen Aufgabenbereich verantwortlich ist und welche Tätigkeiten hierbei zu übernehmen hat. Auf diese Weise kommt es nicht zu Fehlern aufgrund fehlender Koordination und Zuständigkeiten. Wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin davon ausgehen, dass jemand anders eine Aufgabe schon erledigen wird, ist das eine potentielle Gefahrenquelle. Diese lässt sich nur durch geeignete Regelungen für die Zuständigkeiten verhindern.
Bei der Verteilung von Zuständigkeiten kommt das sogenannte DEMI-Modell zum Einsatz. Dieses betrachtet die unterschiedlichen Ebenen von Verantwortlichkeiten und weist diese bestimmten Personen zu. Das „D“ steht hierbei für Durchführungsverantwortung. Hierbei ist zu klären, wer bei der tatsächlichen Durchführung eines Prozesses verantwortlich ist und diese organisiert und leitet. Das „E“ steht für Ergebnisverantwortung. Wer tatsächlich das spätere Ergebnis eines Prozesses zu verantworten hat, ist in der Regel jemand anderes, als der oder diejenige, der oder die für die Durchführung verantwortlich ist. Meistens liegt die Ergebnisverantwortung bei einer Führungskraft oder einem Verkaufsleiter.
Das „M“ steht für Mitarbeit. Hierbei wird geklärt, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für einen konkreten Prozess tatsächlich benötigt werden. Erst wenn das bekannt ist, lässt sich die Personalplanung so gestalten, dass für jeden Prozess immer genau die richtige Anzahl an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung steht. Das „I“ schliesslich steht für informieren. Hierbei wird ganz klar geregelt, wer Berichte über bestimmte Prozesse erstellen und diese bewerten muss. Die so entstandene Dokumentation wird dann an die Geschäftsführung weitergegeben.
Kernprozesse und Nebenprozesse unterscheiden
Des Weiteren ist es für die Prozessoptimierung eines Unternehmens unerlässlich, zwischen Kernprozessen und Nebenprozessen zu unterscheiden. Kernprozesse sind solche, die regelmässig durchgeführt werden und für die Arbeit eines Betriebes unerlässlich sind. Nebenprozesse werden demgegenüber nur gelegentlich durchgeführt und sind von untergeordneter Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens.
Sobald die Kernprozesse klar erkannt und definiert wurden, müssen diese priorisiert werden. Das bedeutet, dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gezielt auf solche Prozesse fokussieren, die für den Unternehmenserfolg entscheidend sind. Auf diese Weise wird dafür gesorgt, dass die vorhandenen Ressourcen zielgerichtet und zweckmässig eingesetzt werden. Es kommt dann nicht dazu, dass sehr viel Energie in Nebenschauplätze investiert wird, wo diese gar nicht zwingend gebraucht wird.
Kernprozesse und Nebenprozesse müssen hierbei in allen Unternehmensbereichen klar unterschieden werden. Das betrifft beispielsweise die IT-Struktur. Umbaumassnahmen an den Betriebsprozessen sind vielleicht nur einmalig nötig und bringen keinen unmittelbaren Gewinn für einen Betrieb. Um langfristig erfolgreich wirtschaften zu können, sind sie jedoch unverzichtbar. Deswegen kann eine solche Umbaumassnahme durchaus ein Kernprozess sein und sollte daher eine angemessene Aufmerksamkeit bekommen. Das gilt insbesondere für mobile Anwendungen, die in modernen Betrieben eine immer wichtigere Rolle spielen.
Visualisierungen
Eine sehr beliebte und effiziente Methode, um Routineprozesse optimieren zu können, ist das Visualisieren durch entsprechende Tools. Häufig sind Unternehmensprozesse sehr komplex und abstrakt. Das gilt besonders für Betriebe, bei denen sehr viele Abteilungen vorhanden sind und bei denen ganz unterschiedliche Bereiche und Aufgaben ineinandergreifen. Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist es gelegentlich schwierig, solche Prozesse als grosses Ganzes zu betrachten und ihre Auswirkung auf andere Prozesse und Unternehmensbereiche zu verstehen.
An dieser Stelle setzen die Visualisierungen ein. Sie veranschaulichen einen abstrakten Prozess und machen ihn konkret und greifbar. Auf diese Weise wird deutlich, welche Bereiche des Prozesses für den Betrieb von Bedeutung sind und welche Auswirkungen er auf andere Prozesse hat. Es gibt vielfältige Möglichkeiten, einen solchen Prozess zu visualisieren. Je nach Komplexität des Prozesses eigenen sich gelegentlich Post-Its dafür, bei anderen sind Powerpoint-Präsentationen oder Flowcharts erforderlich.
Zudem muss genau überlegt werden, welchen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die jeweiligen Visualisierungen zugänglich gemacht werden. Denn es ist entscheidend, dass die zuständigen Personen alle relevanten Informationen an die Hand bekommen. Es ist jedoch wenig förderlich, alle Informationen allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu geben. Diese wissen dann nicht genau, welche Visualisierungen für ihren Bereich und ihre Aufgaben besonders relevant sind. Hierdurch geht der Effekt der Visualisierung häufig verloren.
VPN für sichere und anonyme Kommunikation
Ein weiteres wichtiges Tool bei der Prozessoptimierung sind VPN-Netzwerke. Es kommt nämlich darauf an, dass die unterschiedlichen Unternehmenszweige sicher und anonym miteinander kommunizieren können. Auf diese Weise lässt sich unter anderem ausschliessen, dass vertrauliche oder kostbare Unternehmensdaten in die Hände unbefugter Dritter gelangen. Ausserdem verhindert VPN in gewissen Grenzen, das ein Profiling stattfindet und die Arbeit des Unternehmens nachvollzogen und daraus Rückschlüsse gezogen werden können. Bei der Auswahl des passenden VPN Dienstleisters sind verschiedene Kriterien zu berücksichtigen. Aus diesem Grund lohnt es sich, sich frühzeitig mit den verschiedenen Systemen zu beschäftigen und die für den eigenen Betrieb passende Lösung auszuwählen.
Das DEMI-Modell
Eine Hauptaufgabe bei der Prozessoptimierung besteht in der klaren Verteilung von Zuständigkeiten. Es muss eindeutig geregelt sein, wer für welchen Aufgabenbereich verantwortlich ist und welche Tätigkeiten hierbei zu übernehmen hat. Auf diese Weise kommt es nicht zu Fehlern aufgrund fehlender Koordination und Zuständigkeiten. Wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin davon ausgehen, dass jemand anders eine Aufgabe schon erledigen wird, ist das eine potentielle Gefahrenquelle. Diese lässt sich nur durch geeignete Regelungen für die Zuständigkeiten verhindern.
Bei der Verteilung von Zuständigkeiten kommt das sogenannte DEMI-Modell zum Einsatz. Dieses betrachtet die unterschiedlichen Ebenen von Verantwortlichkeiten und weist diese bestimmten Personen zu. Das „D“ steht hierbei für Durchführungsverantwortung. Hierbei ist zu klären, wer bei der tatsächlichen Durchführung eines Prozesses verantwortlich ist und diese organisiert und leitet. Das „E“ steht für Ergebnisverantwortung. Wer tatsächlich das spätere Ergebnis eines Prozesses zu verantworten hat, ist in der Regel jemand anderes, als der oder diejenige, der oder die für die Durchführung verantwortlich ist. Meistens liegt die Ergebnisverantwortung bei einer Führungskraft oder einem Verkaufsleiter.
Das „M“ steht für Mitarbeit. Hierbei wird geklärt, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für einen konkreten Prozess tatsächlich benötigt werden. Erst wenn das bekannt ist, lässt sich die Personalplanung so gestalten, dass für jeden Prozess immer genau die richtige Anzahl an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung steht. Das „I“ schliesslich steht für informieren. Hierbei wird ganz klar geregelt, wer Berichte über bestimmte Prozesse erstellen und diese bewerten muss. Die so entstandene Dokumentation wird dann an die Geschäftsführung weitergegeben.
Kernprozesse und Nebenprozesse unterscheiden
Des Weiteren ist es für die Prozessoptimierung eines Unternehmens unerlässlich, zwischen Kernprozessen und Nebenprozessen zu unterscheiden. Kernprozesse sind solche, die regelmässig durchgeführt werden und für die Arbeit eines Betriebes unerlässlich sind. Nebenprozesse werden demgegenüber nur gelegentlich durchgeführt und sind von untergeordneter Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens.
Sobald die Kernprozesse klar erkannt und definiert wurden, müssen diese priorisiert werden. Das bedeutet, dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gezielt auf solche Prozesse fokussieren, die für den Unternehmenserfolg entscheidend sind. Auf diese Weise wird dafür gesorgt, dass die vorhandenen Ressourcen zielgerichtet und zweckmässig eingesetzt werden. Es kommt dann nicht dazu, dass sehr viel Energie in Nebenschauplätze investiert wird, wo diese gar nicht zwingend gebraucht wird.
Kernprozesse und Nebenprozesse müssen hierbei in allen Unternehmensbereichen klar unterschieden werden. Das betrifft beispielsweise die IT-Struktur. Umbaumassnahmen an den Betriebsprozessen sind vielleicht nur einmalig nötig und bringen keinen unmittelbaren Gewinn für einen Betrieb. Um langfristig erfolgreich wirtschaften zu können, sind sie jedoch unverzichtbar. Deswegen kann eine solche Umbaumassnahme durchaus ein Kernprozess sein und sollte daher eine angemessene Aufmerksamkeit bekommen. Das gilt insbesondere für mobile Anwendungen, die in modernen Betrieben eine immer wichtigere Rolle spielen.
Visualisierungen
Eine sehr beliebte und effiziente Methode, um Routineprozesse optimieren zu können, ist das Visualisieren durch entsprechende Tools. Häufig sind Unternehmensprozesse sehr komplex und abstrakt. Das gilt besonders für Betriebe, bei denen sehr viele Abteilungen vorhanden sind und bei denen ganz unterschiedliche Bereiche und Aufgaben ineinandergreifen. Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist es gelegentlich schwierig, solche Prozesse als grosses Ganzes zu betrachten und ihre Auswirkung auf andere Prozesse und Unternehmensbereiche zu verstehen.
An dieser Stelle setzen die Visualisierungen ein. Sie veranschaulichen einen abstrakten Prozess und machen ihn konkret und greifbar. Auf diese Weise wird deutlich, welche Bereiche des Prozesses für den Betrieb von Bedeutung sind und welche Auswirkungen er auf andere Prozesse hat. Es gibt vielfältige Möglichkeiten, einen solchen Prozess zu visualisieren. Je nach Komplexität des Prozesses eigenen sich gelegentlich Post-Its dafür, bei anderen sind Powerpoint-Präsentationen oder Flowcharts erforderlich.
Zudem muss genau überlegt werden, welchen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die jeweiligen Visualisierungen zugänglich gemacht werden. Denn es ist entscheidend, dass die zuständigen Personen alle relevanten Informationen an die Hand bekommen. Es ist jedoch wenig förderlich, alle Informationen allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu geben. Diese wissen dann nicht genau, welche Visualisierungen für ihren Bereich und ihre Aufgaben besonders relevant sind. Hierdurch geht der Effekt der Visualisierung häufig verloren.
Quelle: Pixabay.com, © FirmBee, CC0 1.0
Einzelne Prozesse messen
Nicht zuletzt ist das Messen von Prozessen ein wichtiges Tool bei der Prozessoptimierung. Es müssen geeignete Methoden gewählt werden, um Teilschritte eines bestimmten Prozesses zu messen und zu dokumentieren. Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel Wartezeiten und Arbeitszeiten bestimmen, wodurch diese getrennt in die Bearbeitungszeit einfliessen. Somit lässt sich konkret und sehr genau bestimmen, welche Gesamtzeit ein bestimmter Prozess braucht und welche Teilaufgaben hierbei zu berücksichtigen sind.
Diese einzelnen Erkenntnisse zu den jeweiligen Prozessschritten müssen dann wiederum visualisiert und veranschaulicht werden. Auf Grundlage solcher Messungen ist es dann möglich, einen vorhandenen Prozess zu kontrollieren und zu schauen, ob er den Vorgaben und den Standards noch gerecht wird. Ist dies nicht der Fall, liegt vermutlich ein Problem bei dem jeweiligen Prozess vor. Hierdurch lassen sich Schwierigkeiten und Probleme frühzeitig erkennen und ein Prozess kann rechtzeitig angepasst, optimiert und vereinfacht werden.
Nicht zuletzt ist das Messen von Prozessen ein wichtiges Tool bei der Prozessoptimierung. Es müssen geeignete Methoden gewählt werden, um Teilschritte eines bestimmten Prozesses zu messen und zu dokumentieren. Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel Wartezeiten und Arbeitszeiten bestimmen, wodurch diese getrennt in die Bearbeitungszeit einfliessen. Somit lässt sich konkret und sehr genau bestimmen, welche Gesamtzeit ein bestimmter Prozess braucht und welche Teilaufgaben hierbei zu berücksichtigen sind.
Diese einzelnen Erkenntnisse zu den jeweiligen Prozessschritten müssen dann wiederum visualisiert und veranschaulicht werden. Auf Grundlage solcher Messungen ist es dann möglich, einen vorhandenen Prozess zu kontrollieren und zu schauen, ob er den Vorgaben und den Standards noch gerecht wird. Ist dies nicht der Fall, liegt vermutlich ein Problem bei dem jeweiligen Prozess vor. Hierdurch lassen sich Schwierigkeiten und Probleme frühzeitig erkennen und ein Prozess kann rechtzeitig angepasst, optimiert und vereinfacht werden.
