Sicherer Zugriff auf Unternehmensdaten von unterwegs

»Aus diesem Grund muss auch ein modernes Dokumentenmanagementsystem mobil sein. Verträge, Angebote oder Projektunterlagen immer dabei zu haben ist ja vor allem dann sinnvoll, wenn der Kundendienst oder Vertrieb die Vorgeschichte zum Kunden oder zu dessen Anliegen kennen sollte. Auf der anderen Seite werden auch viele Unterlagen, Notizen oder Skizzen unterwegs erstellt – ich denke hier beispielsweise an Vermieter, die bei der Übergabe einer Mietwohnung häufig Protokolle mit seitenlanger Mängelauflistung erstellen oder Bauleiter die auf der Baustelle die Baufortschrittskontrolle dokumentieren müssen«, verdeutlicht Harald Krekeler, Entwickler der Dokumenten-Managementsoftware Office Manager.

Office Manager ist eine Client-Server-Software für die Verwaltung und Archivierung von digitalen Dokumenten und auch als App für Android und iOS verfügbar. Anwender der Software erhalten mit der mobilen Version Zugriff auf das Dokumentenmanagementsystem. So können sie unterwegs Dokumente aus dem Office Manager Archiv suchen, abrufen, ansehen und herunterladen. Bilder, E-Mails samt ihrer Anhänge, Verträge, Rechnungen oder Notizen und auch Zeichnungen lassen sich in der Office Manager DMS per Drag & Drop einem Geschäftsfall zuordnen und mit diesem archivieren. Dank mobiler App sind sie auch unterwegs stets dabei. Bequem über das Smartphone greifen Anwender per Volltextsuche auf ihr elektronisches Dokumentenarchiv zu, öffnen Dokumente per Fingertipp und können ihnen Aufgaben zur späteren Erledigung am Arbeitsplatz hinzufügen. Dabei ermöglicht Office Manager DMS die revisionssichere Archivierung aller Dokumente gemäss den Grundsätzen zur ordnungsmässigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

»Wenn mit wenig Aufwand Papier in digitales Format umgewandelt werden kann, ist die mobile Verfügbarkeit dieser digitalen Unterlagen eine logische Konsequenz. Und wenn relevante Geschäftsunterlagen in kürzester Zeit verfügbar sind, laufen Geschäftsprozesse schneller und reibungsloser ab«, meint Harald Krekeler. Entscheidenden Mehrwert bringt dabei nicht nur die verbesserte Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Lieferanten dank des orts- und zeitunabhängigen Dokumentenzugriffs. Anwender der Office Manager App können vor Ort Informationen abrufen, um diese Kunden oder Sachbearbeitern blitzschnell per E-Mail zur Verfügung zu stellen.