Herausforderungen für KMUs wachsen

Reibungsloser Betrieb, einheitliche Datenhaltung, hohe Datensicherheit, flexible Skalierbarkeit: Das ist die Idealvorstellung von moderner IT. Die Realität sieht oft anders aus. Bei vielen kleinen und mittleren Unternehmen bestimmt ein Durcheinander den Alltag. Doch wie lässt sich dieses ohne eigene IT-Abteilung in den Griff bekommen?

Wenn KMUs wachsen, ist das Fluch und Segen zugleich. Stapeln sich die Aufträge, gibt es erst einmal Wichtigeres, als sich um Themen wie IT-Organisation und Ausstattung zu kümmern. In der Regel ist ja auch bereits alles Nötige vorhanden.

Zur typischen Grundausstattung kleiner Betriebe zählen:

Ebenfalls typisch: Es fehlt an spezifischem Know-how und übergeordneter Planung. Viele Systeme entwickeln sich im Zuge des Unternehmenswachstums organisch und unkoordiniert, weil es an Mitteln und Personal mangelt. So kommt es zu ineffizienten Einzellösungen statt eines überschaubaren, integrierten Gesamtsystems.

Ebenso fehlt es häufig an Sicherheitsstrukturen, etwa hinsichtlich Nutzerberechtigungen, Datensicherung oder WLAN-Absicherung. Und grundlegende Produktivitätsfunktionen, beispielsweise standort­unabhängiges Arbeiten per VPN oder Termin- und Adressdatenverwaltung im Team, sind nicht konsequent umgesetzt.

Aus diesem Grund suchen Mitarbeiter oft auf eigene Faust nach Lösungen, etwa für Projektaufgaben, Datenbank-Ser­vices, Bürokommunikation und Collaboration. Das birgt Gefahren, denn das Etablieren von Anwendungen ohne das nötige Wissen ist heikel. Es entsteht technischer Wildwuchs, der ungeahnte Probleme mit sich bringt. Was etwa, wenn ein Mitarbeiter ausfällt und keiner nachvollziehen kann, wie und wo er wichtige Daten gespeichert hat?