Meteo Schweiz hat «ein» Beschaffungs-Problem

Meteo Schweiz hat erhebliches Optimierungspotenzial bei Beschaffungen, stellt die Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK) fest. Aufträge seien jahrelang gesplittet und immer wieder knapp unter dem Schwellenwert vergeben worden, heisst es in einem Bericht: «Das deutet auf stetiges und teilweise wohl bewusstes Umgehen von Schwellenwerten hin», schreibt die EFK. Bei 9 von 31 geprüften Geschäften stellte die EFK eine fragwürdige Aufteilung fest.

Probleme ortete die EFK auch bei der Transparenz. Keines der 31 Dossiers sei vollständig gewesen, schreibt sie. Notwendige Unterlagen hätten gefehlt und hätten daher auch nicht geprüft werden können. Bei vorliegenden Dokumenten habe es teilweise grosse Mängel gegeben. Ausserdem fehlten in den Dossiers Verträge, Pflichtenhefte oder Evaluationen, sodass Geschäfte und Ausgaben teilweise nicht nachvollziehbar waren.

Es sei deshalb zwingend erforderlich, dass die interne Beschaffungskoordination von Meteo Schweiz das Beschaffungsgebaren des Bundesamtes analysiere, Vorgaben zur Beschaffungsplanung erlasse und bei bereits bestehenden jährlichen Beschaffungen Bündelungen initiiere.

Klingt in der Theorie sinnvoll, dürfte in der Praxis aber schwierig umsetzbar sein. Die interne Beschaffungskoordination verfügt gemäss EFK weder über Handlungs- noch Weisungskompetenzen sondern sei lediglich ein beratendes Organ. Es gebe auch keine Pflicht, sie bei Beschaffungen beizuziehen. So würde die für Beschaffungen eigentlich zuständige Stelle häufig erst aufgrund der wöchentlichen Zahlungslisten von Beschaffungen erfahren. Zu dem Zeitpunkt sind viele der Geschäfte bereits abgeschlossen. Deshalb, fordert die EFK, muss die interne Beschaffungskoordination mehr Kompetenzen erhalten und frühestmöglich in den Beschaffungsprozess integriert werden.

In seiner Stellungnahme sichert das Bundesamt insbesondere zu, die Zuständigkeit der Abteilung fürs Beschaffungswesen zu stärken. Das Organ, dessen Aufgaben und Verantwortlichkeiten von der Geschäftsleitung festgelegt werden sollen, müsste künftig bei Beschaffungen zwingend beigezogen werden. Meteo Schweiz soll «bereits hart an den beanstandeten Punkten arbeiten». Die «wesentlichen Verbesserungsmassnahmen» will man bis Ende 2016 umgesetzt haben. Metei Schweiz verteidigte sich aber auch, indem man sagte, dass eine dezentrale Dokumentation und Ablage das Gesamtbild der Prüfung unnötigerweise negativ geprägt habe. Künftig sollen deshalb systematische Kontrollen und eine nachvollziehbare Dokumentenablage geschaffen werden.